2019-09-26 - 17:00
TBMM Genel Sekreteri Mehmet Ali Kumbuzoğlu'nun açılış konuşmasını yaptığı Elektronik Belge Yönetiminde Kurumlar Arası İşbirliği Toplantısında, kamu kurum ve kuruluşlarında EBYS ve KEP Uygulamaları Alan Araştırması Sonuçları paylaşıldı.
TBMM Genel Sekreteri Mehmet Ali Kumbuzoğlu'nun açılış konuşmasını yaptığı Elektronik Belge Yönetiminde Kurumlar Arası İşbirliği Toplantısında, kamu kurum ve kuruluşlarında EBYS ve KEP Uygulamaları Alan Araştırması Sonuçları paylaşıldı.
TBMM Genel Sekreteri Mehmet Ali Kumbuzoğlu açılış konuşmasında, kamu kurum ve kuruluşlarından gelen temsilciler, TBMM'de çalışan mesai arkadaşları ve toplantıya katılım sağlayan tüm davetlilerle, 82 milyon vatandaşın, 600 milletvekili ile temsil edildiği kıymetli mekanda, TBMM çatısı altında buluşmaktan dolayı duyduğu memnuniyeti ve mutluluğu ifade etti.
TBMM'nin sadece EBYS'den ibaret olmadığını bildiren Genel Sekreter Kumbuzoğlu, kamu kurum ve kuruluş temsilcileri ile bürokratik paylaşım noktasında her konuda dayanışma ve işbirliği içinde olunması gerektiğine inandığını belirtti.
Kumbuzoğlu, "Elektronik Belge Yönetiminde Kurumlar Arası İşbirliğinin çok önemli olduğuna dikkat çekerek, Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulaması ile kurumlar arası işbirliğinin daha kolay, daha anlaşılır ve daha hızlı olduğunu söyledi.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulaması ile devlet bürokrasisinin yüksek oranda maddi tasarruf da sağladığına vurgu yapan TBMM Genel Sekreteri Kumbuzoğlu, daha önce dört yıl Devlet Personel Başkanlığı yapmış ve İnsan Kaynakları Uzmanı bir insan olarak kamu kurumlarının bir bütün içinde, koordineli ve verimli bir şekilde çalışmasının ne derece önemli olduğunu bildiğini ifade etti.
Kamu kurumlarının istişare ve iletişim içinde olmasının ve bilgi paylaşmasının devlet yönetimi işleyişi açısından hayati önem teşkil ettiğine dikkat çeken Kumbuzoğlu, " Dünyanın çok hızlı geliştiğine ve teknolojinin hızlı bir şekilde değiştiğine tanık oluyoruz. Özel sektör gibi kamu kurumlarının da insan kaynaklarına çok önem vermesi gerekiyor. Bir kişi dünyayı değiştirebilir, yeni sistemlere adapte olmalı ve teknolojiyi yakalamalıdır. Kişi kendine güvenmeli ve yaptığı işle ilgili olarak sürekli kendisini yenilemelidir." ifadelerini kullandı.
Amacın, kurumların "teknolojiden daha fazla nasıl faydalanırız" konusunda çalışma yöntemleri belirlemek olduğunu bildiren TBMM Genel Sekreteri Kumbuzoğlu, sürekli teknolojiyi takip etmenin ve mümkünse geliştirmenin takım ruhu içinde çalışarak sisteme motive olmanın önemine değindi.
İnsanların kamu kurumlarında makamdan güç alan değil, makama güç veren olması noktasında çalışmalarını sürdürmeleri gerektiğini belirten Genel Sekreter Kumbuzoğlu, kişilerin ve makamda olan insanların takım ruhu içerisinde çalışmaları ve çalışmalarında teknolojik gelişmeleri takip ederek gerçekleştirmelerinin önemine vurgu yaptı.
TBMM Genel Sekreter Yardımcısı ve EBYS Yürütme Kurulu Başkanı Hakan Suat Ölmez ise gerçekleştirdiği konuşmasında toplantıda; Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Kayıtlı Elektronik Posta uygulamalarına ilişkin kamu kurumları arası diyaloğu geliştirmek ve literatüre katkı sağlamak üzere TBMM dahil 48 kamu kurum ve kuruluşunda gerçekleştirilen alan araştırmasının bulgularının sunulacağını ifade etti.
Kalkınma planı doğrultusunda Türkiye İcra Kurulunun oluşturulmasıyla başlayan süreçte elektronik belge yönetimi sisteminin kurulup işletilmesi, standartların ve mevzuatın oluşturulması ile pilot çalışmaların gerçekleştirilmesi için bir hazırlık dönemi olduğuna dikkat çeken Genel Sekreter Yardımcısı Ölmez, "EBYS'ye geçiş projesi çalışmaları kurumumuzda 2017 yılı Ocak ayında Bilgi İşlem Başkanlığı tarafından başlatılmış, muhtelif kurum ziyaretleri ile farklı EBYS kullanımları incelenerek EBYS Teknik Şartnamesi oluşturulmuştur." dedi
TBMM Genel Sekreter Yardımcısı Hakan Suat Ölmez, sözlerine şöyle devam etti:
"Ancak takdir edersiniz ki, elektronik belge yönetiminin tek başına bilgi işlem birimleri tarafından sürdürülebilir bir faaliyet olmadığı, birimler arası işbirliği sağlanarak sürecin yönetilmesi gerekliliği dikkate alınmış ve yaklaşık yedi ay süren proje yönetim planı hazırlık aşamasından sonra üst yönetimin projeye desteği sağlanarak süreç başlatılmıştır.
Bu kapsamda Bilgi ve Bilişim Hizmetlerinden Sorumlu Genel Sekreter Yardımcısı kurum EBYS Yetkilisi olarak görevlendirilerek, EBYS Yürütme Kurulu oluşturulmuştur.
Kurumumuzda EBYS'nin kurumsallaşması yönündeki en önemli gösterge EBYS Yürütme Kurulunun karar süreçlerini yönetmesidir. EBYS Yürütme Kurulunda, sistemin kurum gereklerine göre geliştirilmesi, iyileştirilmesi ve diğer kurumlarla işbirliği çalışmaları gibi hususlar oybirliği ile alınmakta ve alınan bu kararlar EBYS Koordinasyon Bürosu tarafından yerine getirilmektedir.
Yine, EBYS Yürütme Kurulunda belirlenen görevleri yerine getirmek üzere EBYS koordinasyon birimi ile koordineli çalışan EBYS birim sorumluları belirlenmiştir. Kurumumuzda Birim amirlerinin onayı ile 93 EBYS Birim Sorumlusu görevlendirilmiştir. EBYS kullanımı anlamında baktığımızda ise şu anda kurumumuzda yaklaşık 4400 EBYS kullanıcısı bulunmaktadır."
TBMM İdari Teşkilatının EBYS'ye geçişi ile birlikte idari teşkilat birimlerindeki tüm idari belgeler elektronik imzalı olarak sistem üzerinden oluşturulurken, yasama organının unsurları ile ilişkili belgelerin fiziki olarak sisteme dahil edildiğini belirten Ölmez, iki yıla yaklaşan uygulama deneyimi sonucunda siyasi yapı ve yasama belgelerinin tüm boyutlarıyla sisteme dâhil edilmesi ihtiyacının, kurumsal elektronik belge yönetiminin de bir gereği olarak değerlendirildiğini ifade etti.
TBMM Genel Sekreteri Ölmez, "Bu nedenle, Milletvekilleri ve Siyasi Parti Gruplarının sisteme dahil edilmesi için gerekli şartlarının belirlenmesine yönelik analiz çalışmalarının yapılması da ayrıca önem kazanmıştır. Bu sürecin doğru planlanması ve etkin yönetimi için EBYS'nin kurum içi ve kurum dışı bileşenlerinin analiz edilmesi, risklerin belirlenmesi ve bu risklerin minimize edilmesi için alınacak önlemlerin tespit edilmesi anlamında kamudaki EBYS ve KEP uygulamalarının incelenmesinin kurumumuza özgün bir sistem geliştirilmesi anlamında önemli olduğu düşünülmektedir.
Bu itibarla, EBYS Yürütme Kurulunda; kamu kurum ve kuruluşlarında EBYS ve KEP uygulamalarına geçiş ve kurumsallaşma sürecinin durum analizinin yapılması, risklerin ve gelişmeye açık alanların belirlenmesi amacıyla Kurumlar Arası İşbirliği Projesi başlatılması kararı alınmış ve bu minvalde çalışma başlatılmıştır.
EBYS Koordinasyon Birimimiz öncülüğünde gerçekleştirilen ve paydaş kurumlar tarafından da olumlu karşılanan bu alan araştırmasında elde edilen bulguların, tüm katılımcı kamu kurum ve kuruluşlarının ortak bulguları olduğu düşüncesiyle, ev sahipliğimizde böyle bir toplantı yapılarak karşılıklı bilgi alışverişi sağlanmasının daha verimli ve faydalı olacağı mütaala edilmiştir.
Bu çalışma sonucunda ulaşılan bulguların ülkemizdeki EBYS uygulamalarının gelişimine katkı sağlayacağı kanaatiyle ve bugünkü toplantının Elektronik Belge Yönetim sistemleri anlamında kurumlar arası işbirliğinin daha da ileri boyuta taşınması anlamında bir başlangıç olması ümidiyle, çalışmaya göstermiş olduğunuz ilgiye, iş birliğinize ve değerli katkılarınıza teşekkür ederiz." ifadelerini kullandı.
Daha sonra projenin araştırma bulguları ile ilgili Ayşe Eser Bayraktar, Serhap İnce ve Atike Ünlü bir sunum gerçekleştirdi.
Projede koordinasyon bürosu sorumlusu olarak görev alan Serhap İnce ile birlikte Eğitim Sorumlusu Atike Ünlü, Kurum Belge Yöneticileri ve e- imza yetkilileri Aslı Aydın, Tanca Ünsal, Meliha Yılmaz, Gamze Kaplanlı, Bilgi İşlem Başkanlığı personeli ve EBYS Sistem Yöneticisi Kübra Taşçı Ak, Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı personeli araştırma projesi sorumlusu Ayşe Eser Bayraktar görev aldı.
TBMM Genel Sekreteri Mehmet Ali Kumbuzoğlu açılış konuşmasında, kamu kurum ve kuruluşlarından gelen temsilciler, TBMM'de çalışan mesai arkadaşları ve toplantıya katılım sağlayan tüm davetlilerle, 82 milyon vatandaşın, 600 milletvekili ile temsil edildiği kıymetli mekanda, TBMM çatısı altında buluşmaktan dolayı duyduğu memnuniyeti ve mutluluğu ifade etti.
TBMM'nin sadece EBYS'den ibaret olmadığını bildiren Genel Sekreter Kumbuzoğlu, kamu kurum ve kuruluş temsilcileri ile bürokratik paylaşım noktasında her konuda dayanışma ve işbirliği içinde olunması gerektiğine inandığını belirtti.
Kumbuzoğlu, "Elektronik Belge Yönetiminde Kurumlar Arası İşbirliğinin çok önemli olduğuna dikkat çekerek, Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulaması ile kurumlar arası işbirliğinin daha kolay, daha anlaşılır ve daha hızlı olduğunu söyledi.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Uygulaması ile devlet bürokrasisinin yüksek oranda maddi tasarruf da sağladığına vurgu yapan TBMM Genel Sekreteri Kumbuzoğlu, daha önce dört yıl Devlet Personel Başkanlığı yapmış ve İnsan Kaynakları Uzmanı bir insan olarak kamu kurumlarının bir bütün içinde, koordineli ve verimli bir şekilde çalışmasının ne derece önemli olduğunu bildiğini ifade etti.
Kamu kurumlarının istişare ve iletişim içinde olmasının ve bilgi paylaşmasının devlet yönetimi işleyişi açısından hayati önem teşkil ettiğine dikkat çeken Kumbuzoğlu, " Dünyanın çok hızlı geliştiğine ve teknolojinin hızlı bir şekilde değiştiğine tanık oluyoruz. Özel sektör gibi kamu kurumlarının da insan kaynaklarına çok önem vermesi gerekiyor. Bir kişi dünyayı değiştirebilir, yeni sistemlere adapte olmalı ve teknolojiyi yakalamalıdır. Kişi kendine güvenmeli ve yaptığı işle ilgili olarak sürekli kendisini yenilemelidir." ifadelerini kullandı.
Amacın, kurumların "teknolojiden daha fazla nasıl faydalanırız" konusunda çalışma yöntemleri belirlemek olduğunu bildiren TBMM Genel Sekreteri Kumbuzoğlu, sürekli teknolojiyi takip etmenin ve mümkünse geliştirmenin takım ruhu içinde çalışarak sisteme motive olmanın önemine değindi.
İnsanların kamu kurumlarında makamdan güç alan değil, makama güç veren olması noktasında çalışmalarını sürdürmeleri gerektiğini belirten Genel Sekreter Kumbuzoğlu, kişilerin ve makamda olan insanların takım ruhu içerisinde çalışmaları ve çalışmalarında teknolojik gelişmeleri takip ederek gerçekleştirmelerinin önemine vurgu yaptı.
TBMM Genel Sekreter Yardımcısı ve EBYS Yürütme Kurulu Başkanı Hakan Suat Ölmez ise gerçekleştirdiği konuşmasında toplantıda; Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Kayıtlı Elektronik Posta uygulamalarına ilişkin kamu kurumları arası diyaloğu geliştirmek ve literatüre katkı sağlamak üzere TBMM dahil 48 kamu kurum ve kuruluşunda gerçekleştirilen alan araştırmasının bulgularının sunulacağını ifade etti.
Kalkınma planı doğrultusunda Türkiye İcra Kurulunun oluşturulmasıyla başlayan süreçte elektronik belge yönetimi sisteminin kurulup işletilmesi, standartların ve mevzuatın oluşturulması ile pilot çalışmaların gerçekleştirilmesi için bir hazırlık dönemi olduğuna dikkat çeken Genel Sekreter Yardımcısı Ölmez, "EBYS'ye geçiş projesi çalışmaları kurumumuzda 2017 yılı Ocak ayında Bilgi İşlem Başkanlığı tarafından başlatılmış, muhtelif kurum ziyaretleri ile farklı EBYS kullanımları incelenerek EBYS Teknik Şartnamesi oluşturulmuştur." dedi
TBMM Genel Sekreter Yardımcısı Hakan Suat Ölmez, sözlerine şöyle devam etti:
"Ancak takdir edersiniz ki, elektronik belge yönetiminin tek başına bilgi işlem birimleri tarafından sürdürülebilir bir faaliyet olmadığı, birimler arası işbirliği sağlanarak sürecin yönetilmesi gerekliliği dikkate alınmış ve yaklaşık yedi ay süren proje yönetim planı hazırlık aşamasından sonra üst yönetimin projeye desteği sağlanarak süreç başlatılmıştır.
Bu kapsamda Bilgi ve Bilişim Hizmetlerinden Sorumlu Genel Sekreter Yardımcısı kurum EBYS Yetkilisi olarak görevlendirilerek, EBYS Yürütme Kurulu oluşturulmuştur.
Kurumumuzda EBYS'nin kurumsallaşması yönündeki en önemli gösterge EBYS Yürütme Kurulunun karar süreçlerini yönetmesidir. EBYS Yürütme Kurulunda, sistemin kurum gereklerine göre geliştirilmesi, iyileştirilmesi ve diğer kurumlarla işbirliği çalışmaları gibi hususlar oybirliği ile alınmakta ve alınan bu kararlar EBYS Koordinasyon Bürosu tarafından yerine getirilmektedir.
Yine, EBYS Yürütme Kurulunda belirlenen görevleri yerine getirmek üzere EBYS koordinasyon birimi ile koordineli çalışan EBYS birim sorumluları belirlenmiştir. Kurumumuzda Birim amirlerinin onayı ile 93 EBYS Birim Sorumlusu görevlendirilmiştir. EBYS kullanımı anlamında baktığımızda ise şu anda kurumumuzda yaklaşık 4400 EBYS kullanıcısı bulunmaktadır."
TBMM İdari Teşkilatının EBYS'ye geçişi ile birlikte idari teşkilat birimlerindeki tüm idari belgeler elektronik imzalı olarak sistem üzerinden oluşturulurken, yasama organının unsurları ile ilişkili belgelerin fiziki olarak sisteme dahil edildiğini belirten Ölmez, iki yıla yaklaşan uygulama deneyimi sonucunda siyasi yapı ve yasama belgelerinin tüm boyutlarıyla sisteme dâhil edilmesi ihtiyacının, kurumsal elektronik belge yönetiminin de bir gereği olarak değerlendirildiğini ifade etti.
TBMM Genel Sekreteri Ölmez, "Bu nedenle, Milletvekilleri ve Siyasi Parti Gruplarının sisteme dahil edilmesi için gerekli şartlarının belirlenmesine yönelik analiz çalışmalarının yapılması da ayrıca önem kazanmıştır. Bu sürecin doğru planlanması ve etkin yönetimi için EBYS'nin kurum içi ve kurum dışı bileşenlerinin analiz edilmesi, risklerin belirlenmesi ve bu risklerin minimize edilmesi için alınacak önlemlerin tespit edilmesi anlamında kamudaki EBYS ve KEP uygulamalarının incelenmesinin kurumumuza özgün bir sistem geliştirilmesi anlamında önemli olduğu düşünülmektedir.
Bu itibarla, EBYS Yürütme Kurulunda; kamu kurum ve kuruluşlarında EBYS ve KEP uygulamalarına geçiş ve kurumsallaşma sürecinin durum analizinin yapılması, risklerin ve gelişmeye açık alanların belirlenmesi amacıyla Kurumlar Arası İşbirliği Projesi başlatılması kararı alınmış ve bu minvalde çalışma başlatılmıştır.
EBYS Koordinasyon Birimimiz öncülüğünde gerçekleştirilen ve paydaş kurumlar tarafından da olumlu karşılanan bu alan araştırmasında elde edilen bulguların, tüm katılımcı kamu kurum ve kuruluşlarının ortak bulguları olduğu düşüncesiyle, ev sahipliğimizde böyle bir toplantı yapılarak karşılıklı bilgi alışverişi sağlanmasının daha verimli ve faydalı olacağı mütaala edilmiştir.
Bu çalışma sonucunda ulaşılan bulguların ülkemizdeki EBYS uygulamalarının gelişimine katkı sağlayacağı kanaatiyle ve bugünkü toplantının Elektronik Belge Yönetim sistemleri anlamında kurumlar arası işbirliğinin daha da ileri boyuta taşınması anlamında bir başlangıç olması ümidiyle, çalışmaya göstermiş olduğunuz ilgiye, iş birliğinize ve değerli katkılarınıza teşekkür ederiz." ifadelerini kullandı.
Daha sonra projenin araştırma bulguları ile ilgili Ayşe Eser Bayraktar, Serhap İnce ve Atike Ünlü bir sunum gerçekleştirdi.
Projede koordinasyon bürosu sorumlusu olarak görev alan Serhap İnce ile birlikte Eğitim Sorumlusu Atike Ünlü, Kurum Belge Yöneticileri ve e- imza yetkilileri Aslı Aydın, Tanca Ünsal, Meliha Yılmaz, Gamze Kaplanlı, Bilgi İşlem Başkanlığı personeli ve EBYS Sistem Yöneticisi Kübra Taşçı Ak, Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı personeli araştırma projesi sorumlusu Ayşe Eser Bayraktar görev aldı.
