TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ

MİLLİ SARAYLAR AYNİYAT YÖNETMELİĞİ

Başkanlık Divanı Karar Tarihi : 04/03/2004

Karar No : 33

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı Milli Saraylarda mevcut her türlü tarihi ve demirbaş eşya ile levazım ve inşaat malzemelerinin kaydı, kullanılması ve korunması, kayıttan silinmesi, imhası veya satışları ile ilgili ayniyat muhasebesi usül ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2- Bu Yönetmelik, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına bağlı Milli Saraylarda mevcut her türlü tarihi eşya, demirbaş eşya ve mefruşat ile inşaat, levazım ve demirbaş ambarları stok işlemlerini kapsar.

Dayanak

Madde 3- Bu Yönetmeliğin dayanağı, 19/10/1983 tarihli ve 2919 sayılı Türkiye Büyük Millet Meclisi Genel Sekreterliği Teşkilat Kanununun 3 ve 13 üncü maddeleri ile 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunudur.

Tanımlar

Madde 4.- Bu Yönetmelikte geçen;

Başkanlık : Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığını,

Genel Sekreterlik : Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığı Genel Sekreterliğini,

Daire Başkanlığı : Milli Saraylar Daire Başkanlığını,

Saymanlık : Milli Saraylar Daire Başkanlığı Mal Saymanlığını,

Birim : Daire Başkanlığına bağlı saray, köşk, kasırlar ile şube müdürlüklerini ve Mal Saymanlığını,

Zimmet Sorumlusu : Tarihi ve demirbaş eşya ile diğer malları zimmetinde bulunduran saray, köşk, kasır amir ve müdürlerini; özgün tasnifli depoları bulunan seksiyon sorumlularını ve yeni demirbaşlarla ilgili olarak görevlendirilen demirbaş sorumlularını,

Obje : Birimlerdeki her türlü tarihi ve demirbaş eşya ile her türlü malzemeleri,

Seksiyon Sorumlusu : Belirli grup eserler üzerinde uzmanlaşmış ve Başkanlıkça sorumlulukları onanmış müze araştırmacılarını,

İfade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER

Tarihi Eşya, Demirbaş Eşya, İnşaat ve Levazım Malzemeleri Nitelikleri

Tarihi Eşya

Madde 5- Daire Başkanlığına bağlı saray, köşk ve kasırlarda bulunan ve geçmiş zaman saray yaşantısından kalan objeler ile Ulu Önder Atatürk’ün saray, köşk ve kasırlarımızda kullandığı maddi, manevi, tarihi, kültürel ve bedii değer ifade eden her türlü objeyi ihtiva eder.

Mevcut 1952 yılı envanter kayıtlarında Demirbaş olarak tanımlanmış oldukları halde, yukarıda belirtilmiş olan özellikleri taşıdıkları, bu Yönetmeliğin 15 inci maddesi hükmü uyarınca yapılan değerlendirme sonucu kayıtlarına şerh düşülen objeler de tarihi eşya olarak kabul edilirler.

Demirbaş Eşya

Madde 6- Ne suretle temin edilirse edilsin, belirli bir süreye bağlı olmaksızın uzun zaman korunabilen, kullanılabilen ve taşınabilen, bir yıldan uzun ekonomik ömre sahip eşyalar olup cinsleri Ek (1) numaralı cetvelde belirtilmiştir.

Elektrik, telefon, su, havagazı, doğalgaz, zil ve benzeri sabit tesisatlar ile banyo ve duş tertibatları demirbaş eşya sayılmazlar.

Ek (1) numaralı cetvele dahil olmayan, fakat nitelikleri itibariyle yukarıdaki tanıma uyan diğer eşyalar da demirbaş kabul edilerek bu kısma ait muhasebeye tabi tutulacaklardır. Ancak, demirbaş sayılmalarında nitelikleri bakımından kuşku duyulan eşyalar hakkında, Daire Başkanlığınca görüşü istenen kurum içi ya da kurum dışı bilirkişinin yazılı görüşü alınmak suretiyle işlem yapılır.

İnşaat ve Levazım Malzemeleri

Madde 7- Saray, köşk ve kasırların koruma, bakım, onarım ve restorasyon çalışmalarında kullanılan ve boya, cam, cila, demir, fotoğraf, kalemkarlık, kurşun, tesisat gruplarına ait demirbaş eşya haricinde kalan inşaat ve imalata mahsus her nevi malzeme ile yarı mamul ve mamul malzemeler, inşaat malzemeleri; bağlı birimler ile idari birimlerin ihtiyacı olan sarf maddelerini ihtiva eden bahçe, döşeme, elektrik-elektronik, kırtasiye, oto, temizlik, demirbaş eşya dışında kalan yangın söndürme grubu malzemeleri ile levazım ambarına girişi yapılan yenilen, içilen, giyilen ve kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen madde ve eşyalar, tıbbi ve kimyevi madde, ecza ve ilaçlar ile bütün birimlerde kullanılan ve harcanan matbu evrak, kırtasiye, yakacak ve aydınlatma malzemeleri, levazım malzemeleridir. Bu malzemeler Ek (2) numaralı cetvelde gösterilmiştir.

Birimlerde ihtiyaç duyulan, ancak piyasadan satın alınamayan ve Daire Başkanlığı yönetiminde bulunan atölyelerde imal edilen malzemeler, imalat tutanaklarında tespit edilen özelliklerine ve kıymetlerine göre, ilgili ambara giriş kaydedilirler.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Sorumluluklar

Mal Saymanı

Madde 8- Daire Başkanlığı yönetiminde bulunan tüm birimlerdeki tarihi ve demirbaş objelerle ilgili işlemler; bağlı inşaat, levazım ve demirbaş ambarlarında bulunan malzeme hareketleri ile diğer ayniyat muhasebesi uygulamalarının usulüne uygun yapılmasından sorumlu ve dönem hesabını Türkiye Büyük Millet Meclisi Hesaplarını İnceleme Komisyonu Başkanlığına vermekle yükümlü olan kişidir.

Zimmet Sorumlusu

Madde 9- Tarihi ve demirbaş eşya teslim edilen saray, köşk ve kasır amir ya da müdürleri; özgün tasnifli depoları bulunan seksiyon sorumluları ile yeni demirbaş eşyalarla ilgili olarak birim müdürlüklerinin teklifi ve Daire Başkanının onayıyla görevlendirilen demirbaş sorumlularıdır. Bu görevliler, kendilerine teslim edilen tarihi ve demirbaş objelerin korunmasını, kontrolünü ve güvenliğini sağlamak ve istenildiğinde yetkililere göstermekle yükümlü olup bu objelerle ilgili olarak saymana ve sıralı amirlerine karşı sorumludurlar.

Zimmet sorumluları 2/6/1934 tarihli ve 2489 sayılı Kefalet Kanununa tabi olup sorumluluklarını, kendilerine bağlı yardımcıları, koruma amirleri ve koruma memurları aracılığıyla müteselsil sorumluluk esasları doğrultusunda yerine getirirler.

Seksiyon Sorumlusu

Madde 10- Seksiyon sorumluları, bu Yönetmeliğin 15 inci maddesinde belirtildiği şekilde tasnife tabi tutularak kendilerine sorumluluğu verilen objeleri izlemek, kültürel envanter bilgilerini oluşturmak amacıyla gerekli çalışmaları yapmak ve yaptırmak, belirlenmiş olan periyotlarda gözetim raporlarını ilgili birim amirleriyle birlikte düzenlemekle yükümlüdürler. Gözetim raporlarında belirtilen hususların takibinden, ilgili birim zimmet ve seksiyon sorumluları birlikte sorumludur.

Seksiyonlarına ait tasnifli depoları bulunan ve bu depolardaki objelerle ilgili kendilerine zimmet verilenler, bu depolarda bulunan objelerin kültürel envanteri, bakımı, kontrolü ve korunmasıyla ilgili tedbirleri almakla yükümlüdürler. Zimmet alan seksiyon sorumluları Kefalet Kanununa tabidir.

Seksiyonlara ait depo anahtarlarından biri ilgili birim zimmet sorumlusunda, diğeri de seksiyon sorumlusunda bulunur ve depoların açılıp kapanması tutanak ile tespit olunur.

Demirbaş Sorumlusu

Madde 11- Daire Başkanlığına bağlı saray, köşk ve kasırlar dışında kalan birim amirleri, bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesinde belirtilmiş olan demirbaş eşyaların takibi amacıyla, Daire Başkanlığının onayıyla görevlendirecekleri bir personeli Saymanlığa bildirirler.

Demirbaş sorumluları, bağlı oldukları birime ait demirbaş eşyayı, kullanıcılarına el senetleri karşılığı teslim eder ve kullanıcılarından teslim alır; istenildiğinde bu senetleri yetkililere göstermekle yükümlü olup, takipten sayman ve sıralı amirlerine karşı sorumludurlar.

Ambar Memuru

Madde 12- Daire Başkanlığının ihtiyaç duyacağı malı, eşyayı ve malzemeyi, sayman yönetiminde kendisine tahsis edilmiş olan ambarında bulunduran, koruyan ve yasal evrakı ile girdi ve çıktısını takipten sorumlu olan kişidir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Tarihi ve Demirbaş Eşyalarla İlgili Usül ve Esaslar

Tarihi ve Demirbaş Eşyanın Kaydı

Madde 13- Mevcut birimlerde bulunan tarihi ve demirbaş eşyalara ait 1952 yılı envanter bilgilerini içeren esas defter kayıtları ve eşya hareketlerinin izlendiği repertuar kayıtları ile birimlerin, idari büroların ve atölyelerin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla satın alınan, hibe edilen ya da imal edilen demirbaş eşyanın kaydedildiği Yeni Defter kayıtları esastır.

Mal Saymanlığı Envanter Bilgi Sistemi Projesi kapsamında esas defter kayıtları bilgisayar ortamına aktarılmış olan objelerle ilgili tüm işlemler, bilgisayar sistemi üzerinde takip ve bu işlemlere ait esas evrak da istenildiğinde ibraz edilmek üzere Saymanlık arşivinde muhafaza edilir.

Saymanlık bilgisayar sistemine, esas kayıtlarında yer alan bilgiler yanında eserlerin tasnifi, bakımı, onarımı, korunması ve denetimine yardımcı ek bilgiler ile objelere ait bir ya da birden çok resim eklenir.

Ayrıca, Milli Saraylar merkezi bilgisayar ağının kurulmasının tamamlanmasını müteakip, kayıtlı eserlerin sanat tarihi yönünden incelenmesi amacıyla obje türlerine göre belirlenecek sorgulama formatları onaydan geçirilerek Daire Başkanlığı Kültür Tanıtım Yardımcılığına bağlı seksiyon sorumluları ve müze araştırmacılarınca yapılacak araştırmalar sonucu ulaşılabilen bilgiler, mevcut envanter bilgilerine ek olarak, kendilerine verilen yetki sınırları içerisinde bilgisayar sisteminde, ilgili envanter numarasıyla bağlantılı olarak kayda alınır.

Birimlerin, idari büroların ve atölyelerin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bu Yönetmeliğin 6 ncı maddesinde tanımlanan demirbaş eşyadan satın alınan, devredilen, hibe edilen ya da atölyelerde imal edilenler, bilgisayar programında yapılacak yeni düzenlemeler tamamlanana kadar Yeni Defter olarak adlandırılan demirbaş eşya defterine, kayda esas fatura, devir teslim tutanakları, imalat tutanakları, bağış belgeleri gibi yasal belgeler üzerinden, nitelikleri ve değerleriyle kaydolunmaya devam olunur. Kayda esas belgelerin bir sureti Saymanlıkça saklanır.

Yeni Demirbaş eşya defter numarası “YD”; envanter programı defter alanının sayısal olması sebebiyle, bilgisayar sisteminde (98) numaralı defter olarak tanımlanır.

Kurum Dışından İntikal Eden Tarihi Eşyanın Kaydı

Madde 14- Diğer kurum, kuruluşlar ile üçüncü şahıslardan devir, satınalma ya da hibe yoluyla intikal eden objelerde, birimlerde bulunan tarihi ve demirbaş eşyayla dönemsellik ve illiyet bağı ile tefriş ve teşhir değeri taşıması nitelikleri aranır. Bu husus, ilgili seksiyon sorumluları, seksiyon görevlisi müze araştırmacıları ile birim zimmet sorumlusunun katılımıyla düzenlenecek raporla belgelenir.

Kabul edilmelerine karar verilen objeler, Daire Başkanlığının teklifi ve Genel Sekreterliğin onayını müteakip tesellüm senedi karşılığı teslim alınırlar ve Saymanlıkça ilgili birimlere ait bölüm defterlerine kaydedilirler.

Obje Vasıflarının Değerlendirilmesi

Madde 15- Mevcut birimlerde bulunan ve kayda alındıkları günün koşulları ile günümüz eser inceleme anlayışı arasındaki farklılıklar nedeniyle vasıfları hakkında tereddüde düşülen 1952 yılı envanter kayıtlarında Tarihi ve Demirbaş olarak tanımlanan objeler, kurum içi veya kurum dışı bilirkişilerin de katılımının sağlandığı, Daire Başkanlığının önerisi ve Başkanlığın onayı ile kurulacak bir komisyon marifetiyle yeniden değerlendirmeye tabi tutulurlar. Objeler, tür tasnifine tabi tutularak ait oldukları seksiyonlar, dönemleri, maddi, manevi, tarihi, kültürel ve bedii değer taşıyıp taşımadıkları, takdir olunacak güncel kıymetleri ile terkin edilmeleri gerekenler, düzenlenecek bir raporla belirlenir.

Birimlerde bulunan her bir obje için ayrı ayrı işaretlenerek hazırlanan Komisyon raporları, Daire Başkanlığı aracılığıyla Saymanlığa intikal ettirilir ve bu bilgiler, mevcut envanter kayıtlarına bu değerlendirmelere göre eser tasnifine imkan verecek biçimde şerh olarak düşülür.

Bu değerlendirmeler sonucu maddi, manevi, tarihi, kültürel ve bedii değer ifade edenler Tarihi Eşya olarak addedilirler ve hiçbir surette kullanılamazlar. Kullanılmakta olanlar da Komisyon raporunu müteakip en geç üç ay içerisinde ilgili saray, köşk ve kasırlardaki yerlerine konulurlar.

Ancak, Yönetim binasında Başkanlık ve Daire Başkanlığı odalarında bulunan eşya, bu mekanların temsil ve sergileme özelliği taşıması sebebiyle bulundukları odaların eşyası olarak kaydedilerek bulundurulabilirler.

Bu objelerin dışında kalan objeler ise demirbaş olarak tanımlanarak, Daire Başkanlığının onayı ile bağlı birimlerde kullanıma sunulabilir ya da Genel Sekreterlik onayı ile öncelikle eğitim kurum ve kuruluşları olmak üzere, takdir olunacak diğer kurum ve kuruluşlara devredilebilir.

Eserlerin bakımı, onarımı, sergilenmesi ve korunmasıyla ilgili olarak, bu değerlendirmeler öncelikle dikkate alınır.

Tarihi ve Demirbaş Eşyanın Numaralanması

Madde 16- Tarihi ve Demirbaş eşyanın kolay bulunabilir bir yerine, doğrudan görünmeyen, düşmeyecek ve silinmeyecek bir biçimde envanter numarası yazılır veya eşya özelliklerine uygun cins ve büyüklükte, kendi türleriyle bir örnek, mevcut bilgisayar sistemi hedeflerine ve elektronik tanıma sistemlerine uygun ve obje esas kayıtlarına ulaşmaya imkan veren tanıtım etiketi takılır.

Zimmet sorumluları ve kendisine bağlı koruma amir ve memurları ile eşya üzerinde bakım, onarım ve restorasyon yapanlar; bu etiketlerin korunmasını sağlamak ve düşmesi ya da kaybolması halinde Saymanlığa bildirmekle yükümlüdürler.

Tarihi Eşyanın Periyodik Kontrolü

Madde 17- Bu Yönetmeliğin 15 inci maddesi uyarınca değerlendirmeye tabi tutulan objelerden tarihi olarak tespit olunanların günlük kontrol ve denetimleri, zimmet sorumluları ve kendilerine bağlı personeli aracılığıyla yapılır.

Obje kontrol periyotları, bu Yönetmeliğin 15 inci maddesi uyarınca kurulacak Komisyonca belirlenir.

Seksiyon sorumluları, belirlenmiş olan periyotlarda, ilgili objeleri inceleyerek maruz kaldıkları etkileri, durumları hakkındaki gözlemleri ve objenin performansı konularında zimmet sorumlularıyla birlikte düzenleyecekleri rapor sonuçlarını Daire Başkanlığına iletirler. Daire Başkanlığı onayını müteakip bu raporları ilgili obje siciline, bilgisayar programı üzerinde kendilerine verilen yetki sınırları içerisinde merkezi bilgisayar sisteminin kurulmasını müteakip işlemekle sorumludurlar.

Düzenlenen periyodik kontrol raporları, görevli seksiyon, ilgili birim amirliği ve saymanlık arşivinde saklanır.

Tarihi Eşyanın Onarımı

Madde 18- Zimmet sorumluları ile seksiyon sorumluları, sorumlulukları altında bulunan onarıma muhtaç objelerin tespitini yapmak ve onarımlarıyla ilgili işlemleri takiple sorumludurlar. Objelerin onarımıyla ilgili form tanzim edilerek Daire Başkanlığının onayı alınır. Onarım formlarında, onarıma ilişkin uyulması gereken esaslar belirlenir (Ek-3).

Zimmet sorumluları, onarıma gönderilecek eşyayı, Saymanlıktan alacakları Onarıma Gönderilecek Eşya Onarılan Tarafından Alındı Makbuzu ya da aralarında düzenleyecekleri teslim tesellüm tutanakları tanzim etmek suretiyle ilgili atölye sorumlularına teslim edeceklerdir. Bu makbuzlar, tamir için gönderildiği atölye sorumlusu tarafından teslim alındığına dair kısmı imzalandıktan sonra Saymanlıkça imzalanmak üzere geri getirilir (Eşyanın onarım sonrası iadesinin, ilgili zimmet sorumlusu tarafından teslim alındı kısmının imzalanmasını takiben Saymanlıkça imzalanmak suretiyle eşyanın yerine konulduğu siciline işlenir ve esas nüsha Saymanlıkça dosyalanır.) (Ek-4).

Tutanak düzenlenmesi halinde, bu tutanakta aşağıdaki hususların bulunması aranır ve tutanağın bir sureti Saymanlığa intikal ettirilir.

Bu makbuz ve tutanaklarda; onarım form numarası, objelerin kayıtlı evsaf bilgileri, onarıma gönderildikleri mekan, onarım sonrası konuldukları yer ve teslim eden zimmet sorumluları, teslim alan atölye yetkilisi ile sayman imzası aranır. Atölyelere onarım amacıyla teslim edilen eşyaların takibi, zimmet sorumluları ile ilgili seksiyon sorumlularınca yapılır.

Daire Başkanlığına bağlı atölyelerde onarımı yapılamayan eşya, piyasada ehil ustalara -mümkün olduğunca yerinde- yaptırılabilir. Onarılmak amacıyla harice gönderilecek eşyayla ilgili olarak Başkanlık onayı aranır.

Mevcut atölyelerde onarılma imkanı bulunmayan tarihi ve demirbaş objelerden Başkanlık onayı ile hariçte onarılmalarına izin verilenler, son kayıtlı evsafını, resmini ve güncel kıymetini içeren tutanaklar ve teslim alma makbuzları karşılığı teslim edilirler. Teslim edilen objelerin güvenliğinden ve korunmasından teslim alanlar sorumludur.

Koltuk, kanepe, sandalye, sedir gibi döşeme kaplı objelerin onarımında, ambarlarda mevcut orijinal desen ve özelliğe sahip kumaşlar kullanılır. Ancak, üzerlerindeki kumaşları sergilenemeyecek ve onarılamayacak derecede bozuk ya da esas kumaşı hakkında bilgi bulunmayan objelere kaplanacak kumaşların desen ve niteliğine, Başkanlık onayıyla kurulmuş olan Tekstil Komisyonunca karar verilir.

Sergilenemeyecek derecede eskimiş ve yıpranmış olup onarılamaz durumdaki perde ve mefruşat, öncelikle aynı desen ve özellikte kumaşlarla yenilenir. Bu tür objelerin yenilenmesine ya da aynı desende kumaş bulunmaması halinde, kumaş desen ve niteliğine Tekstil Komisyonu karar verir.

Yeniden imal edilen perde ve mefruşat, Saymanlık bilgisayar sisteminde açılmış olan (96) numaralı defterde, imalat tutanaklarındaki değerleriyle kayıt altına alınırlar ve evsafına, esas objeye ait envanter numarası referans olarak düşülür.

Onarımı tamamlanan objelere ilişkin düzenlenmiş olan onarım formlarının bir sureti, bu formlarda yer alan onarım bilgilerinin obje siciline işlenmesi amacıyla Saymanlığa gönderilir.

Obje Nakilleri

Madde 19- Zimmet sorumluları ile seksiyon sorumluları, sorumlulukları altında bulunan objeleri, herhangi bir kayıt düzeni olmaksızın bulundukları mekandan bir başka mekana nakledemezler. Objelerin nakledilmesinde aşağıdaki hususlara riayet edilir:

a) Birimlerin tefrişi amacıyla obje nakli: Daire Başkanlığına bağlı saray, köşk ve kasırların turizme açık ya da açılacak alanlarının tefrişi ile sergilenmek üzere teşhire konulacak objelerin ilgili yerlerine nakilleri, Daire Başkanının önerisi ve Başkanlık onayı ile kurulmuş olan Eşya Nakil Komisyonu marifetiyle yapılır. Komisyon kararını müteakip eşya; saymanlık, zimmet sorumlusu ve seksiyon sorumlusu nezaretinde ilgili yerine nakledilir ve nakil tamamlandığında durum tutanak ile tespit olunur. Eşya nakli, birime ait repertuar defterleri ve saymanlık envanter kayıtları üzerinde yürütülür ve takip edilir.

b) Birim mekanlarının restorasyonu nedeniyle obje nakli: Birim mekanlarının restorasyonu öncesi bu mekanlarda bulunan eşyalar, ilgili birim amiri veya müdürü ile seksiyon sorumlularının önceden karar vereceği aynı birim içindeki mekanlara mekan boşaltma tutanağı düzenlemek suretiyle nakledilirler. Düzenlenen nakil tutanağının bir sureti Saymanlığa gönderilir ve eşya hareketi obje siciline işlenir.

Ancak, nakledilecek alanların diğer saray, köşk ve kasırlarda bulunması halinde Başkanlık onayı aranır.

c) Risk halinde obje nakli: Zimmet sorumluları, periyodik kontrolleri esnasında obje güvenliğinin risk altında bulunduğunu tespit etmeleri halinde bu risk ortadan kalkana kadar ilgili objeleri güvenli bir alana geçici olarak naklederler. Nakil, birim müteselsil görev sorumlularının da imzalarının bulunduğu tutanakla tespit olunarak tutanağın bir sureti Saymanlığa gönderilir. Söz konusu riskin ortadan kaldırılması için gereken müracaatlar yapılır. Riskin ortadan kaldırılmasının on günden fazla süreceğinin belirlenmesi halinde nakil, obje siciline işlenir. Risk ortadan kalktığında eşya eski yerine geri getirilir.

d) Geçici obje nakli: Birimlerden bir diğerine geçici süreli sergi ve tanıtım amacıyla obje nakli Başkanlık onayı ile yapılır. Başkanlık onayını müteakip objelerin nakli, Saymanlık, ilgili zimmet sorumluları ve ilgili seksiyon sorumlularının birlikte imzalayacakları tutanak ile tespit olunur. Nakledilen objelerin hareketi Saymanlıkça obje siciline işlenir.

Objelerin sevkinden, kullanılmasından ve korunmasından objeleri teslim alan birim zimmet sorumluları mesuldür.

Birimlerden gerek daimi ve gerekse geçici olarak eşya ve malzeme çıkışında, kapı kontrol görevlileri tarafından o eşyaya mahsus ve kopyalı olarak saymanlık muhasebesinden (Ek-5) yazılmış çıkış kâğıdı aranır. Müfredat ile karşılaştırılarak kontrol yapılır ve (Saray ve köşk veya daireye sevk olunan nâkil kâğıdında adet ve evsafı gösterilen eşyanın çıkış kontrolü yapılmış ve başkaca eşya çıkarılmamış olduğu bildirilir.) şerhi verilerek dosyasına konulmak üzere Saymanlığa gönderilir.

Harice Obje Gönderilmesi

Madde 20- Birimlerden ülkemizin tarihi ve kültürel tanıtımı amacıyla resmi ya da özel kurumlarca düzenlenecek yurt içi ve yurt dışı süreli sergilere tarihi vasfı haiz eşya verilebilmesi; eserlerin nakil süreci ve sergilenecekleri, mekanın fiziki ve biyolojik koşulları hakkında sergi düzenleyenler tarafından verilecek bilgilerin, Daire Başkanlığınca tespit olunacak bilirkişilerce, eserlere zarar vermeyecek biçimde olduğunun düzenlenecek raporla uygun görülmesi ve Başkanlık makamının onayı ile mümkündür. Sergilenmesine onay verilen eserlerin nakilleriyle ilgili her türlü güvenlik, koruma tedbirleri ile sigorta bedelleri ilgili kurumca karşılanır.

Eserlerin sergilenme ve iadesi sürecinde meydana gelecek bozulma veya vasıf kayıpları, ilgili kurumdan tazmin edilir.

Maddi, manevi, tarihi ve bedii değer taşımayan ve demirbaş olarak tanımlanmış olan eşyanın bir başka kurum ya da kuruluşa devrinde ya da lüzumsuz ve hurda eşyanın satılmak üzere Defterdarlığa devrinde Genel Sekreterlik onayı aranır.

Devrine karar verilen eşya, teslim tesellüm senetleri ya da teslim alma belgeleri karşılığı yetkili ve mesul şahıslara teslim edilir.

Eşya Evsafındaki Değişikliklerin Kaydedilmesi

Madde 21- Onarımları sırasında esas kayıtlarında evsafı belirtilenin dışında Tekstil Komisyonu tarafından farklı kumaşla yenilenmelerine karar verilen döşeme, mefruşat ve demirbaşların onarım sonrası evsafı, onarım formlarında belirtildiği şekliyle Saymanlıkça obje siciline işlenir.

Ayrıca, bu Yönetmeliğin 24 ve 25 inci maddelerinde belirtildiği şekilde obje vasıflarında meydana gelebilecek eksilmeler ve bozulmalara ilişkin bilgiler de Saymanlıkça obje siciline işlenir.

Kıymet Takdir Olunması

Madde 22- Fiyatı belli olmayan veya bağış yoluyla Milli Saraylara mal edilmiş obje ve malzemenin kıymetleri, Daire Başkanlığının teklifi ve Genel Sekreterliğin onayı ile kurulacak bir komisyon marifetiyle takdir olunur.

Tarihi ve bedii kıymete haiz her nevi eşya, kitap ve benzeri kıymetlerin takdirinde bilirkişiye ihtiyaç duyulursa bu Komisyona, Genel Sekreterlik kararıyla yeterli sayıda bilirkişi ilave olunur.

Boyut Farklılıklarının İşlenmesi

Madde 23- Zimmet sorumluları, bakım sorumlusu müze araştırmacıları ile saymanlık personelinin periyodik olarak yapacakları çalışmalar esnasında tespit edecekleri kayıtlı boyutlar dışındaki objenin biçimine göre yapılan ölçüm farklılıkları, düzenlenen tutanakla obje siciline işlenir.

Kusur ve Tedbirsizlik Neticesi Hasar Gören Obje

Madde 24- Milli Saraylara ait herhangi bir objenin kaybolmasına veya kırılıp bozulmasına, kasti olarak sorumlu oldukları işlere gerekli özeni göstermeme veya işleri savsaklama ve gerekli önlemleri zamanında ve yeterince almama sonucu sebebiyet verenler zararı tazmine mecburdurlar.

Objenin tazmini, eşit vasıf ve şartları haiz eşyanın temini halinde aynen; eşit vasıflı eşyayla tazmininin mümkün olmadığı takdirde, Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının Tespiti, Takibi, Amirlerinin Sorumlulukları Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre belirlenecek rayiç bedel üzerinden nakden ödenir.

Tahrip edilen veya bozulan eşyanın bozuk ve kırık kısımları bir kıymet ifade etse dahi tazmin, belirlenen rayiç bedelin tamamı üzerinden olur.

Bu objelerden tarihi ve bedii kıymeti haiz olanların ödettirilmesinde, Daire Başkanlığının teklifi ve Genel Sekreterliğin onayı ile kurulacak komisyon tarafından belirlenen değer esas alınır.

Nakden ödeme, objenin takdir olunan bedelinin makbuz mukabili Maliye veznesine yatırılmasıyla olur.

Tazmini müteakip, objenin durumuna göre terkin ya da evsaf değişikliği obje siciline işlenir.

İrade Dışı Nedenlerle Hasar Gören Obje

Madde 25- İrade dışı nedenlerle veya mücbir sebepler neticesinde obje vasıflarında meydana gelen eksilmeler, bozulmalar ve özellik değişiklikleri ile sair hasar söz konusu olduğunda, zimmet sorumluları, seksiyon sorumluları, ilgili bölüm sorumlusu koruma amir ve memuru ile sayman ve ilgili şahsın iştirakiyle durum tutanağa geçirilir. Tutanak, Daire Başkanlığının teklifi ile Genel Sekreterlik onayına sunulur.

Genel Sekreterlik, gerek görmesi halinde, bilirkişilerden de yararlanarak konuyla ilgili inceleme yaptırabilir. Bu inceleme tamamlanıncaya kadar objeyle ilgili hiçbir işlem yapılamaz.

İncelemeye gerek duyulmadığının ve tutanağın onaylandığının ya da inceleme sonucunun Genel Sekreterlikçe Daire Başkanlığına bildirimini müteakip objenin aşağıdaki durumlarına göre işlem yapılır:

Eşya onarılamaz halde ise terkin işlemi yapılır.

Eşyanın onarımı mümkün ise bu Yönetmeliğin 18 ve 21 inci maddeleri uyarınca onarım işlemi yapılır ve objenin özelliğindeki değişiklikler siciline işlenir.

Demirbaş Eşyanın Devri, Satışı, İmhası ve Terkin Kaydı

Madde 26- Birimlerden Genel Sekreterlikçe herhangi bir resmi daireye devri ile lüzumsuz ve hurda eşyadan satılmak üzere Defterdarlığa devrine onay verilenler, alınacak makbuzlar karşılığında yetkili ve mesul şahıslara teslim edilir ve terkin işlemi obje siciline işlenir.

Çok kullanma sebebiyle tamir kabul etmeyecek bir surette eskimiş olan ve bu sebeple bir kıymet ifade etmeyen demirbaş eşya, saymanın teklifi ve Daire Başkanlığının onayıyla kurulacak bir terkin heyeti tarafından düzenlenecek tutanağın, Daire Başkanlığının teklifi ve Genel Sekreterliğin onayına sunulması suretiyle terkin edilir.

Terkin edilen eşya herhangi bir değer ifade etmiyor ve satılamıyor ise, terkin komisyonu huzurunda komisyonca belirlenecek biçimde imha edilirler, imha edilen eşyayla ilgili olarak bir imha tutanağı tutulur ve terkin kaydı obje siciline işlenir.

Yıl Sonu Sayımı

Madde 27- Her sene sonunda, Türkiye Büyük Millet Meclisi Hesaplarını İnceleme Komisyonu marifetiyle ve bir örneği kendilerinde bulunan demirbaş ve tarihi eşya esas defterleri ile Milli Saraylarda bulunan demirbaş ve tarihi eşya, esas defterleriyle mutabakat yapıldıktan sonra, henüz tamamlanmamış işlemler de dikkate alınarak Saymanlıkta mevcut kayıtlarla karşılaştırılır.

Denetim neticesi bir rapor düzenlenerek Başkanlık Divanına sunulur ve bu suretle sayman, zimmet sorumluları ve müteselsil sorumlular hakkında gereken karar verilir.

Demirbaş Obje Repertuarları

Madde 28- Demirbaş ve tarihi eşya, esas defterlerine göre tanzim edilerek halen kullanılmakta olan eşya hareketlerinin izlendiği repertuar defterleri, merkezi bilgisayar sisteminin kurulmasına kadar ilgili birimlerce kullanılmaya devam olunur.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Devir-Teslim İşlemleri

Kapalı Mekanların Açılıp Kapanması

Madde 29- Birimlere ait anahtarlar zimmet sorumlularında bulunur. Ancak, Dolmabahçe Sarayında düzenlenmiş ve düzenlenecek olan tefriş fazlası eşyanın depolanmış olduğu depo mekanları ile Birinci ve İkinci Değerli Eşya Sergi Salonlarında bulunan sergi vitrinleri zimmet sorumluları, sayman ya da herhangi bir seksiyona ait özgün depo olması halinde ilgili seksiyon sorumluları tarafından iki ayrı anahtarla kilitlenir ve bu mekanların açılıp kapanmaları bir tutanakla belgelenir. Depolar, ilgililerin özel mührü ile mühürlenir.

Bu mekanlardan, Gümüş Oda, Birinci ve İkinci Değerli Eşya sergi salonları ile açılmış ve açılacak olan sergilere ait vitrinlerinin açılıp kapanmasında Daire Başkanlığı onayı aranır.

Kapı Koruması ve Çıkışı

Madde 30- Her saray, köşk ve kasırda bir kapı kontrol görevlisi görevlendirilir. Kapı kontrol görevlileri, birimlerden çıkacak objelerin, kapı çıkış makbuzlarında (Ek-5) yazılanlara uygun olup olmadığını kontrol ettikten sonra çıkarılmalarına izin verirler.

Saymanın veya zimmet sorumlusunun izni ve imzası olmadan saray, köşk ve kasırlardan hiçbir eşya çıkarılamaz. İzinsiz eşya çıkaranlar veya çıkarılmasına göz yumanlar hakkında yasal işlem yapılır.

Devir - Teslim

Madde 31- Herhangi bir nedenle işinden veya görevden ayrılan sayman, zimmet sorumluları, seksiyon sorumluları, demirbaş eşya sorumluları ve ambar memurları ile yerlerine atananlar arasında devir - teslim işlemleri yapılır.

Devir - teslim, teslim eden ile teslim alanın huzurunda sayma, ölçme, tartma ile yapılır ve bir tutanakla belgelenir. Fazla veya noksanlıklar tutanakla belirlenir. Noksan bulunan objeyle ilgili olarak sorumluları hakkında gerekli yasal işlemler yapılır. Noksan objenin bedeli, 24 üncü maddede yazılı usül çerçevesinde sorumlularına ödettirilir. Fazla tespit olunanlar usulünce kayda alınır.

Saymanın Devir-Teslim Görevi

Madde 32- Saymanlar, saray, köşk ve kasırlarda bulunan objelerin yazıldıkları defterleri, kayıtlardan silinen objelerin listelerini, kapalı odaların anahtarlarını, emlake ait çap ve tapu senetlerini, saymanlığa ait resmi mührü ve saklamakla yükümlü olduğu evrakı teslim eder ve teslim alırlar.

Zimmet Sorumlularının Devir-Teslim Görevi

Madde 33- Zimmet sorumluları, Genel Sekreterlik onayı ile kurulacak devir teslim heyeti nezaretinde, zimmetlerinde bulunan objeleri, birimlerine ait mekanlar ile kapalı oda, depo, vitrin ve benzeri ait anahtarları, birimleriyle ilgili bilgi ve belgeleri, 31 inci maddede belirtildiği şekilde huzurda sayarak teslim eder ve teslim alırlar.

Ambar Memurlarının Devir-Teslim Görevi

Madde 34- Ambar memurları, Sayman nezaretinde ambarlarda bulunan eşya, mal ve maddeleri kayıtlarına uygun teslim eder ve teslim alırlar.

ALTINCI BÖLÜM

Ambarlarla İlgili İşlemler

Stok Muhasebesinin Şekli

Madde 35- Saymanlığa bağlı levazım, inşaat ve demirbaş ambarlarına giren ve çıkan her türlü mal ve malzemeye ait stok muhasebesi, saymanlık merkez biriminde bilgisayar üzerinde, fatura, satın alma belgeleri, imalat tutanakları ve ambar çıkış onayları ve benzeri yasal belgeler esas alınmak suretiyle tutulur. Bu belgelerin bir sureti istenildiğinde ilgililere gösterilmek üzere saklanır.

Ambar memurları, Milli Saraylar merkezi bilgisayar sistemi tamamlanana kadar, stok mevcutlarını ambar göz kartlarından takiple yükümlüdürler. Kartlardaki her türlü malzeme, saymanlık bilgisayar kayıtlarıyla uyumlu olmak zorundadır.

Ambar memurları, her malzemenin üzerinde, o malzemenin kart numarasını, cinsini ve birimini içeren tanıtım etiketi bulundurmak zorundadır.

Muayene ve Kabul Komisyonunun Kurulması

Madde 36- Daire Başkanlığı bünyesinde, Satın Alma Komisyonunun dışında, satın alınacak eşyayla ilgili bir sanatkarın ve ilgili ambar memurunun da aralarında bulunduğu, Daire Başkanının teklifi ve Başkanlığın onayıyla yeterli sayıda üyeden oluşan bir Muayene ve Kabul Komisyonu kurulur.

Malzemelerin Teslim Alınması

Madde 37- Satın Alma Komisyonu marifetiyle piyasadan satın alınan ve ambarlara intikal ettirilen her türlü mal ve malzeme faturaları, sevk irsaliyeleri ya da teslim-tesellüm belgeleri karşılığı, bu belgelerde kayıtlı özellikleri ve miktarları kontrol edilmek suretiyle, Muayene ve Kabul Komisyonunca muayene edilmek üzere, belgenin teslim alan bölümü imzalanarak ilgili ambar memuru tarafından teslim alınır.

Malzemelerin Muayenesi ve Ambar Giriş Fişinin Düzenlenmesi

Madde 38- Satınalma Komisyonu Başkanlığı, malzemelerin ambar memurluklarınca teslim alınmasını müteakip, ilgili malzemelerin satın alınmasına esas Malzeme Hizmet İstek Belgelerini, mukavele ve şartname hükümleri ile satın alma belgelerini ihtiva eden dosyayı, gerekli muayene ve kabule esas raporu düzenlemek üzere Muayene ve Kabul Komisyonuna sevk eder.

Milli Saraylar Muayene ve Kabul Komisyonu hemen toplanarak ambara getirilen malzeme hakkında muayene komisyonu raporu düzenler. Muayene ve Kabul Komisyonu, Milli Saraylar bünyesinde değerlendirilme imkanı bulunmayan malzemelerle ilgili olarak kurum ya da kuruluşlardan hizmet talebinde bulunabilir.

Satın alınan malzemenin uygun bulunması halinde, Muayene ve Kabul Komisyonu raporu ile satın almaya esas belgeler, Satın Alma Komisyonu Başkanlığınca saymanlığa gönderilir. Bu belgelerde belirtilmiş olan malzemeler, cinslerine, özelliklerine ve maliyet tutarlarına göre Saymanlık tarafından ambar giriş fişi düzenlenmek suretiyle ilgili ambarında kayda alınırlar (Ek-6).

Ambar giriş fişleri, saymanlık mührü ile mühürlendikten sonra ödemeye esas evrakın düzenlenmesi için Satın Alma Komisyon Başkanlığına verilir. Ambar giriş fişlerinin, Muayene ve Kabul Komisyonu raporunun ve satın almaya esas belgelerin bir nüshası, Saymanlık arşivinde muhafaza edilir.