BÜYÜK MİLLET MECLİSİ

MİLLİ SARAYLAR İDARESİ

AYNIYAT TALİMATNAMESİ

Riyaset Divanı Kabul Tarihi

: 29/6/1954

Ayniyat Muhasibi

1- (1050) sayılı Muhasebei Umumiye Kanununun 9 uncu maddesinde tarif edildiği gibi aynıyat işlerinden hesap vermekle mükelleftir.

Koruma Memuru ve Aynıyat Mutemedi

2- Mezkur kanunun 18 inci maddesi gereğince kendisine teslim edilen eşyayı muhafazaya usul ve kanuni dairesinde gelen mevaddı teslim almakla usul ve kanuni dairesinde verilmesi icabeden mevaddı vermekle mükelleftir.

Aynıyat Muhasebesinin İhtiva Ettiği Mevat

3- Aynıyat muhasebesi üç kısma tefrik edilmiştir.

A) Demirbaş ve tarihi eşya ve mefruşat,

B) İstimal ve istihlake mahsus eşya ve levazım, ambar ve metharları,

C) Atelye ve imalathanelerdir.

Demirbaş ve Tarihi Eşya

4- Demirbaş ve tarihi eşya bu talimatnamenin 50 nci maddesinde tarif edilmiş ve bunların nevileri 1 numaralı cetvelde gösterilmiştir.

Demirbaş ve Tarihi Eşyanın Numaralanması

5- Saray ve köşklerde mevcut demirbaş eşyadan kullanılmasının hususiyetine binaen çatal, bıçak, tabak, kase ve bunlara mümasil levazım hariç olmak üzere bütün eşyanın üzerine zayi olmayacak, bozulmayacak surette mazbut bir şekilde ve bütün saray ve köşklerde bir örnek olmak üzere numara konulur.

6- Fiyatı malum olmayan veya teberru suretiyle Milli Saraylara mal edilmiş eşya ve levazımatla, İdare Amirleri tarafından kurulacak bir komisyon marifetiyle kıymet takdir olunur.

7- Tarihi ve bedii kıymeti haiz her nevi eşya, kitap ve sairenin kıymetlerinin takdirinde ehlivukufa ihtiyaç hasıl olursa, bu komisyona, İdare Amirleri kararıyla lüzumu kadar ehlivukuf da ilave olunur.

Demirbaş ve Tarihi Eşyanın Ne Suretle Kaydolunacağı

8- Milli Saraylar İdaresinde, her saray ve köşke ait olmak üzere numunesi bağlı (1, 2 numaralı) demirbaş ve tarihi eşyanın esas defterleri tutulur. Bu defterlere numunesinde de görüleceği veçhile, eşya ve levazım, hususiyetlerine göre, cins, nevi, ebat, sıklet ve vasıfları ile mubayaa fiyatları veya takdir olunan kıymetleriyle kaydolunur.

Eşya başka bir yerden gönderilmiş veya getirilmiş veya tamir ettirilmiş ise, mubayaa fiyatına nakliye ve sair masrafları zammedilir. Tutarı eşyanın kıymeti olarak kaydolunur.

Kayda Esas Faturalar ve Tahrir Mazbataları

9- Kayda esas tahrir mazbataları ve faturalardır. Faturalar, bayilerce birisi asıl diğeri suret olmak ve nüshai saniye kaydını ihtiva etmek ve bu nüshai saniyeye pul yapıştırılmamak üzere iki nüsha olarak tanzim edilecek, malın tesliminde pullu nüsha tahakkuk evrakı arasına konulacak ve diğer nüshai saniye de evrakı müspite olarak aynıyat muhasipliğine tevdi ve muhasiplikçe hıfzolunur.

Faturalar tek alınmış ise tasdik edilmiş bir suret aynıyat muhasipliğince nakit muhasipliğinden talebedilir. Ve dosyasına konulur. Şayet mubayaaa, mutemet beyannameleriyle tesviyesi kabul edilen miktar, had dahilinde ise, bu beyanname suretleri aynıyat muhasipliğine verilir.

Mubayaa olunan levazımın hususi mahiyetlerine göre vasıfları faturada tamamen dercedilmiş ise aynıyat muhasibi veya mutemedi, kendi kaydına esas olacak olan bu faturalardaki evsafa ait noksanları ikmal ve bayiine imza ettirir.

Demirbaş ve Tarihi Eşyanın İthalat Evrakı Müsbitesi

10- Esas defterine kaydolunacak demirbaş ve tarihi eşyanın ithalat evrakı müsbitesi ilk tahrir, tadat ve tesbitinde bu işe memur heyet tarafından tanzim ve tasdik edilmiş olan (1) numaralı müfredatlı mazbatalardır. Bu mazbatalar Milli Saraylar Müdürlüğü kasasında muhafaza edilir.

Demirbaş Eşyanın Satışı, İmhası veya Terkini Kaydı

11- Saray ve köşklerden, herhangi bir dairei resmiyeye eşya verilebilmesi veyahut lüzumsuz ve hurda eşyanın satılması için tanzim kılınacak bir liste ile Riyaset Divanından karar alınır. Ancak bu karar üzerine gerek resmi dairelere verilecek ve gerekse satılmak üzere defterdarlığa devredilecek eşyalar alınacak makbuzlar karşılığında salahiyetli ve mesul şahıslara teslim olunur.

12- Çok kullanma sebebiyle tamir kabul etmiyecek bir surette eskimiş olan ve bu sebeple bir kıymet ifade edemeyecek demirbaş eşya, Milli Saraylar Müdürlüğünün müsaadesiyle Aynıyat Muhasipliğinin reisliği altında ve ilgili sanatkarın da iştirakiyle teşekkül edecek bir heyet tarafından tanzim edilecek (Nümune:3) zabıt varakası ve müdürlüğün teklifi üzerine İdare Amirliği kararıyla kaydı terkin edilir. İmha suretiyle kaydı terkin edilen eşya bu (4) kişilik heyet huzuriyle yakılarak veya denize atılmak suretiyle imha edilir. Ve bir imha zaptı tutularak dosyasına bağlanır.

13- İdare Amirleri kararı veya emriyle bir resmi daireye verilecek eşya için iki nüsha zabıt varakası tanzim edilir. Bu zabıt varakasında eşyanın bütün evsafı ve kayıt numaraları gösterilir. Eşyayı tesellüm eden daire, bu zabıt varakası esasatı dahilinde bir makbuz verir.

14- Milli Saraylara ait herhangi bir eşyanın yapılacak tahkikatla dikkatsizlik neticesi olarak kaybolmasına veya kırılıp bozulmasına sebep olanlar veya takipte ihmali görülenler bunları İdare Amirliği kararıyle tazmine mecburdurlar.

Aynıyatın tazmini müsavi vasıf ve şartlar içinde olmak ve satınalma komisyonunun kabulü şartıyla aynen ve aynın tazmini mümkün olmayan hallerde mukayyet kıymetleri üzerinden nakden olur. Tahribedilen veya bozulan eşyanın bozuk ve kırık kısımları bir kıymet ifade etse dahi tazmin eşyanın mukayyet kıymetinin tamamı üzerinden olur.

Tarihi ve bedii kıymeti haiz olanların ödettirilmesine esas defterinde kıymeti yazılı değilse ve eşyanın bir cüz’üne taalluk ediyorsa mahalli ticaret odaları veya belediye heyetleri marifetiyle tesbit edilecek muhammen kıymetler esas tutulur.

Ödeme makbuz mukabili Maliye Veznesine yatırılır.

Rızalarıyla ödemeyenler hakkında İdare Amirleri kanuni yollara tevessül ederler.

15- Kaza neticesi kırılma ve ziya keyfiyeti aynıyat muhasibi, koruma memuru ve aynıyat mutemedi, başbekçi veya bekçi ve ilgili zatın da iştirakiyle tutulan (Nümune:3) numaralı zabıt varakasıyla tesbit ve müdüriyetin teklifi ile İdare Amirliğinin muvafakatiyle kayıt terkin işlemi yapılır.

Kaza neticesi kırılan eşyanın kırıkları bir kıymet ifade ettiği takdirde alınacak Divanı Riyaset kararından sonra satılması için Maliyeye teslim edilir. (11) inci madde gereğince muameleye tabi tutulur.

16- Reisicumhurun, maiyetinin veya vazifelilerin ikametine tahsis edilen saray ve köşklerdeki eşya ve levazımat, Cumhurbaşkanlığından gelecek bir mesul memura muvakketen teslim edilir. Ve bir makbuz alınır. Gerek bu teslim ve gerekse ikametin hitamında ve boşalan daireler en geç olarak (3) gün zarfında aynıyat muhasibi, koruma memuru ve aynıyat mutemedi, başbekçi veya bekçiden müteşekkil bir heyet marifetiyle tesbit ve teslim alınır.

Tutulacak zabıtlar 15 inci madde mucibince muameleye tabi tutulur.

Sene Sonunda Yapılacak Tadat

17- Her sene sonunda Hesapları İnceleme Komisyonu marifetiyle ve bir örneği kendilerinde bulunan demirbaş ve tarihi eşya esas defteri ile demirbaş ve tarihi eşya, Milli Saraylarda mevcut demirbaş ve tarihi eşya, esas defteriyle mutabakat yapıldıktan sonra henüz tekemmül etmemiş muameleler de nazarı itibara alınarak, tadat ve kayıtlarla karşılaştırılır.

Tadat neticesi (Nümune:4) numaralı bir cetvel ve mazbata tanzim edilerek Riyaset Divanına verilir ve bu suretle aynıyat muhasibi ve mükeffel aynıyat mutemetleri hakkında icabeden karar verilir.

Demirbaş Eşya Repertuvarları

18- Demirbaş ve tarihi eşya esas defterlerinden iktisaben tanzim edilen (Nümune:5) numaralı repertuvar cetvelleri her saray ve köşkün koruma memuruna, başbekçisine veyahutta başbekçisi bulunmayan köşklerde bu vazifeyi gören bekçiye tevdi olunur.

19- Saray ve köşklerin odalarında bulunan eşyaların aynı sarayın veya köşkün diğer bir odasına nakli, Saraylar Müdürlüğünün yazılı veya mucipli emriyle yapılır ve bu suretle eşyanın dahili vukuatı gerek aynıyat kaleminde ve gerekse mutemetlerde mevcut repertuvarları üzerinde yürütülür ve eşya takibedilir.

20- Herhangi bir eşyanın Milli Saraylardan veya köşklerin birinden diğerine daimi surette kalmak üzere nakli İdare Amirlerinin mucipli yazılı emirleriyle yapılır. Aynıyat kaleminde nakledilecek eşyanın evvel emirde münakale defterine (Nümune:6) kayıtları yapılır ve bundan sonra eşyanın numarası, evsafı ile eşkalini havi (Nümune:7) nakil makbuzu dört nüsha kopyeli tanzim edilir. Ayrı ayrı renkte olan bu makbuzlardan üç adedi eşyayı sevk edecek mutemede tevdi olunur. Mutemet bu nüshalardan birini eşyayı teslim ettiği mutemede imza ettirerek kendisinde alıkoyar. Diğer iki nüshası eşyayı teslim alan mutemede verilir. Eşyayı teslim alan mutemet kayıtlarını yaparak bu varakalardan birini imza ederek aynıyat muhasebesine gönderir, bir nüshasını da elindeki repertuvara kayıt yaparak dosyasında muhafaza eder. Sene sonundan evvel bu makbuzlar aynıyat muhasebesinde mukabele edilir.

21- Milli Saraylar ve köşklerden birinden diğerine muvakkaten nakledilecek eşya Saraylar Müdürlüğünün aynıyat muhasipliğine hitaben verilmiş yazılı emirleriyle icra olunur.

Aynıyat muhasipliğince bu emir koruma memurluğuna havale edildikte, koruma memuru (Nümune:8) numaralı matbu muvakkat bir makbuz mukabili eşyayı ilgili mutemede teslim eder ve eşyanın iadesinde imza sahibine iade edilmekle beraber müdüriyetin yazısına da (Köşke gönderilmesi emredilen eşya mutemedine teslim edilerek gönderilmiş ve tekrar iade edilerek tarafımdan /kırıklar hariç/ tamamen ve sağlam olarak teslim alınmıştır) meşruhatı verilerek imzalanır ve aynıyat muhasipliğine iade edilir ve ayrıca muvakkat makbuzun dip kısmına da işaret verilir.

Eşyanın sevkında, kullanılmasında, korunmasında eşyayı teslim alan veya sev eden mesuldür.

22- Milli Saraylar ve köşklerden gerek daimi ve gerekse muvakkat olarak eşya çıkışında kapıcılar tarafından o eşyaya mahsus ve kopyalı olarak aynıyat muhasebesinden (Nümune:9) yazılmış çıkış kağıdı araştırılır. Müfredat ile karşılaştırılarak kontrol yapılır. (... Saray ve köşk veya daireye sevk olunan nakil kağıdında adet ve evsafı gösterilen eşyanın çıkış kontrolu yapılmış ve başkaca eşya çıkarılmamış olduğu bildirilir.) Meşruhatı verilerek aynıyat muhasebesindeki dosyasına konulmak üzere aynıyat muhasipliğine tevdi olunur.

23- Saray ve köşklerde iş yapmak üzere Dolmabahçe Sarayından ayrılan her sanatkar da gideceği yeri, yapacağı işi bildirir. (Nümune:10) bir kağıdı bir gün evvel doldurarak müdüriyete imza ettirir. İşin hitamında koruma memurunun tasdikinden sonra bu kağıdı müdürlüğe iade eder.

24- Milli Saraylardaki eşyalardan herhangi birinin atelyede veya hariçte tamirciye tamir ettirilmesi Milli Saraylar Müdürlüğünün yazılı emriyle olur. Eşya atelyeye veya harice sevk edilir. Aynıyat muhasebesince tanzim edilecek ve kopyalı (Nümune:11) makbuz doldurulur. Bu makbuz tamir için gönderilen eşyanın müessesece veya sanatkarca alındığına dair kısmı imza ettirildikten sonra geri getirilir. Ve tamiratın hitamında da imzalı nüsha sahibine iade ve eşya teslim alınır. Bu hal repertuara işlenmez. Makbuz ve senetten takibedilir.

Tamir edilen eşyanın eşkalinde bir değişiklik olmuş ve tamir masrafının eşya kayıtlarına intikalini mucip bir hal almış ise, keyfiyet aynıyat katibi, koruma memuru veya başbekçi ve sanatkarlardan müteşekkil bir heyet tarafından zabıtla tesbit edilir. Aynıyat muhasipliğince kaydı yapılmak üzere aynıyat mutemetliğine verilir.

Tesellümden sonra tamirat için sevk edilen eşya da vukua getirilecek zararlar teslim alanlara aittir.

25- Saray ve depoların bütün anahtarları mükeffel mutemetlerde bulunur. Yalnız gümüş oda, taş oda, ziyafet takımları, mefruşat ve Hazine oda ve depoları aynıyat muhasibi, aynıyat katibi ve koruma memurlarından müteşekkil bir heyet marifetiyle açılıp kapanır.

İç anahtarları veya anahtarlardan biri aynıyat mutemedinde bulunmakla beraber ayrıca iç kapılar aynıyat muhasipliğince mumlanarak mühürlenir ve dış kapının anahtarı da aynıyat muhasibinin kasasında muhafaza edilir. Bu kapıların açılıp kapanması ayrıca bir zabıtla da tevsik edilir.

İç kapısı olmayan oda ve ambarların kapıları iki ayrı kilit ve anahtarla açılır.

26- Yatak, yorgan ve çarşaflarla peçete, havlu, bornoz gibi eşya saray ve köşkte bir arada toplattırılarak depo halinde muhafaza edilir. Demirbaşa dahil olmayanlar için tutulacak (Nümune:12) depo defterine kayıtları yapılır ve tanzim edilecek repertuvarlarda bu gibi eşya takibedilir . Ve nereye gittikleri not edilir.

İstimal ve İstihlakata Mahsus Eşya ve Levazım Ambarları

27- İstimal ve istihlakata mahsus eşya:

A) Demirbaş eşya haricinde kalan inşaat ve imalata mahsus bilumum malzeme ile bunlara ait iptidai ve mamul maddeler,

B) Yenilen, içilen, giyilen ve kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen madde ve eşyalarla tıbbi ve kimyevi ecza ve ilaçlar,

C) Bütün saray ve köşklerde kullanılan ve harcanan matbu evrak, kırtasiye, yakacak ve aydınlatma maddeleridir.

28- 27 inci maddede zikredilen aynıyatın kayıt ve tesbiti için (Nü-mune:13) bir esas ambar defteri tutulur. Bu defterde görüleceği veçhile her sahife ithalat ve ihracata ait olmak üzere iki kısımdır. Her maddenin ithal ve ihracı karşılığı sayfalara yazılır.

29- Ambar defterlerinin ithalat ve ihracat sütun ve sahifeleri muhteviyatı sene sonunda yekun edilerek ihracata nazaran ithalat fazlası ambar mevcudu demek olacağından yapılacak tadat neticesi bu miktar aynen zuhur ettiği takdirde defterin ihracat yekununun altına (Ertesi seneye devredecek mevcut) şerhiyle zammedilerek, ithalat ve ihracat yekunları birbirine müsavi kılınır.

Tadat neticesi mevcut, fazla çıktığı takdirde fazla çıkan miktar, ambar fazlası namı altında ve ayrıca ithalat yekununa zam ve noksan çıktığı takdirde ise, noksan çıkan miktar mesul memuru tarafından tazmin edilmek suretiyle ambar tamamlattırılır.

30- Kırtasiye, mahrukat ve benzeri levazım gibi eşya ve madde ithalat yazılmakla beraber aynıyat hesaplarına taalluk ettirilmez.

Bu gibi levazımın ihracatı sene nihayetinde yapılacak tadat ile tesbit ve buna göre ihracat kayıtları icra edilir. (Yani çıkarken makbuz kesilmez ve yevmiyeye işlenmez.)

31- Müfredatlı tadat ve mazbataları (Nümune:14) ertesi seneye devredilecek miktarın evrakı müsbitesidir. Bu mazbataların (Kayden görülen miktar) sütununa tadada başlamazdan evvel tadat heyeti tarafından kayıtlarının tetkiki ve yekunlarının tesbitinden sonra doldurularak tadat muamelesi yapılır.

32- Yukarıda sözü geçen eşyaların yok edilmesinden veya kaybolmasından veyahut kullanılmak üzere alındığı için gayrısına sarf ve istimalinden dolayı terettübedecek mesuliyet, bu vazifeyi ifa ile mükellef memura aittir.

33- Tadat sonunda tanzim edilen mazbatalar, demirbaşta olduğu gibi gereği hakkında karar verilmek üzere İdare Amirlerine sunulur.

34- Saraylar idaresinde de ambar defteri tutulmak mecburiyetinde bulunulduğundan ambar memurunca (Nümune:15) bir yevmiye defteri de tutulacaktır.

35- Milli Saraylar İdaresinde, satınalma komisyonundan başkaca, İdare Amirlerinin mucibinden geçmiş ve satınalınacak eşya ile ilgili bir sanatkarın da iştirakıyle ve aynıyat katibi başkanlığında levazım ve ambar memurlarından müteşekkil bir muayene komisyonu da bulunur.

36- Mubayaa edilen eşyanın ambara tesliminden evvel muayene komisyonu derhal toplanarak eşyayı muayene eder ve tanzim edeceği mazbataya istinaden de tesellüm makbuzu kesilir. Muayene işleri ve neticeleri Artırma ve Eksiltme Kanunu, mukavele ve şartname hükümlerine göre yapılır.

37- Ambar memuru tarafından tutulacak yevmiye defteri her gün mubayaa ve tesellüm olunan eşya ile sarf ve istihlak edilen eşyanın cins ve nev’i aranılmıyarak sıra ile alt alta ithalat ve ihracatını kayda, esas deftere ise ambar defterine mütenazır olmak ve ancak eşyanın kıymetlerini ve tesellüm makbuzunu ve başkaca malumatı da ihtiva etmek üzere cinsi eşya üzerine mürettep olduğundan her günkü ithalat cinsi eşya itibariyle yevmiye defterinden iktisaben ait olduğu sayfa ve sütunlarda ithalat kaydını takibe, ihracat ise yevmiye defterinden bir aylık yekun icmal halinde esas deftere, cinsi eşya itibariyle yevmiye defterinde nakil ve kıymet sütunu da vasati fiyat nazarı itibara alınarak esas defterde kaydedilir. Her iki defter birbirinin mütemmimi olmak dolayısıyla bunların kayıt ve istimalinde ambar memuru ile aynıyat katibinin mutabakatının temininde fevkalade itina gösterilmelidir.

38- Ambar esas defterine kaydedilecek eşyanın kıymeti o eşyanın maliyet fiyatıdır. Eşya hariçten getirilmiş ise nakliye ve sair masrafları da mubayaa fiyatına zam ve baliği o eşyanın fiyatı olarak deftere kaydolunur.

39- Esas defterinin ithalat sütunundaki kıymet sütunları yukarıki madde mücibince doldurulacak ise de, her gün birer miktar ihraç ve istihlak olunan mevat kıymetlerinin aynı madde hükmüne göre kayıt ve tesbitine imkan olmadığından defterin ihracat tablosunda kayıtlı eşyanın kıymetleri her ay sonunda bulunacak vasati fiyat üzerine kuruşlandırılarak hasıl olacak yekun bir kalemde kıymet sütununa yazılır.

Vasati fiyat: Bilfarz bir ay içinde beher kilosu 90-100-120 kuruş mukabilinde 500-1000 veya 800 kilo pirinç alınarak ambara ithal ve pirinçlerden aynı ayın muhtelif günlerinde 1700 kilosu istihlak edilse istihlak edilen pirincin beher kilosunun vasati fiyatı,

90+100+120=310 310:3=103 kuruş 33 santimden ibaret olup bu miktar istihlak edilen pirinç miktarıyle zarbedilecek 1700x103.33=1756.61 bu miktar bir kalemde kıymet sütununa kaydolunur.

40- Ambar eşyasından ziyaa uğratılanların tazmini evvelki maddeler hükmüne göre ya aynen veya bedelen olacağı cihatle, nakden ödendiği takdirde de noksan çıkan miktar, ihracat kaydedilir. Noksan bir ay zarfında aynen teslim edildiği takdirde bir muamele yapılmaz. Bir ay zarfında teslim edilmediği takdirde ihracat kaydedilerek bedeli Saraylar İdaresi Müdürlüğü tarafından nakit muhasebesince usulen zimmete alınması hususunda idare amirlerine yazılır.

Ziyaa uğratılan, kaybolan ve ödeme zabıt varakaları ve nakit muhasebesince zimmet kaydını mübeyyin İdare Amirlerine yazılan müzekkereler ihracat ve ithalatın evrakı müsbitesi ittihaz olunur.

41- Her gün ihtiyaca göre vazifeli memur tarafından tanzim kılınacak talepname veya ayniyat müzekkeresi ve Milli Saraylar Müdürü tarafından imza ve tasdik edildikten sonra ambar memurluğuna gönderilir.

Buna istinaden ambar memurluğunca (Nümune:16) Milli Saraylar Müdürlüğü ambarından verilecek eşyaya mahsus makbuz ilmühaberi tanzim edilir. Bu ilmühaber dip koçaniyle beraber iki kısımdan ibaret olup alt tarafı eşyayı tesellüm eden memur tarafından imza edilmek üzere meşruhatı ve alınan eşyanın cins ve miktariyle niçin ve nerede kullanılacağını, sütunlarını ihtiva eden bu cetvel hem talepname hem de makbuz ilmühaberi mahiyetinde ve eşya ambarından çıkarıldıktan ve tesellüm olunduktan sonra tesellümüne imza ettirilir. Ambar memuru yevmiye defterine kayıtlarını yapar ve buna ait kısmı imza ederek aynıyat muhasebesine tevdi eder. Muhasebece buna müsteniden de esas defterinde eşyanın ihracat kaydı yürütülür.

42- Ambar mevcutları müdüriyetin teklifi ve İdare Amirlerinin kabul edeceği bir heyet marifetiyle sene sonu tadadından maada ayrıca senede birkaç defa da aynıyat muhasipliğince tadat ettirilerek mevcut eşya vesaire ambar defterleriyle tatbik edildikten sonra defterin altına meşruhat verilmek suretiyle heyet tarafından imza edilir.

43- Sene sonunda yapılacak tadattan sonra defterler kapatılacak ve mevcutlar geçen seneden müdevver mevcut namiyle ve kezalik cins, nevi ve kıymet itibariyle devrolunacaktır. Eski defterler bir sene için daha kullanılmaya müsait olduğu takdirde eski kayıtlar kapatılmakla beraber bu defter yine kullanılmaya devam olunur.

44- Tadat neticesinde ambara dahil mevadden çürümek veya fire vermekten mütevellit olarak zuhur edecek olan noksanlar, usulen ihracat kaydolunur. Çürüme veya bozulma sebebiyle ihracat kaydı icabeden mevat hakkında usulen bir mazbata tanzim edilerek bu mazbata çürüme veya bozulma yüzünden ihracat kaydı icabeden mevaddın ihracat evrakı müsbitesi olur.

Fire nisbetleri belediye ve ticaret odaları marifetiyle tesbit olunduktan sonra İdare Amirlerinden mezuniyet alınmasını mütaakip terkin muamelesi yapılır.

Herhangi bir maddenin fire miktarı, evvelce müsaade alınmış ise, aynı maddenin mütaakip senelerde hesabı evvelce alınan mezuniyetine istinaden yapılır.

Tadat neticesinde muhtelif nispetlerle fazla miktar tesbit olunursa fazla çıkan miktar tanzim olunacak bir zabıt varakasıyla ithalat kaydolunur. İthalat kaydı için tutulan zabıt, evrakı müsbitedir.

45- Herhangi bir tamir veya yenileme ve değiştirme suretiyle elde edilecek enkaz ve fersude eşya gibi maddeler saray ve köşklerin temizlik ve ısıtma işlerinde kullanılmak üzere Saraylar Müdürlüğünün izniyle kıymetsiz ithalat kaydedilir. İthalat evrakı müsbitesi müdüriyetin mücipli yazısıdır.

46- Atelyede veya Milli Saraylar ve köşklerde sanatkarlar marifetiyle istimal ve istihlak olunmak üzere hariçten mubayaa olunan levazım ve mevaddı iptidaiye usulü dairesinde bilmuayene Milli Saraylar Ambar Memurluğunca tesellüm edilerek ambar yevmiye defterine ithal kaydedilecektir. Bu kayıttan sonra nüshateyn olarak ambar memurluğunca tanzim kılınacak (Nümune:17) tesellüm makbuzlarından bir nüshası tesellümüne ita ve diğeri aynıyyat muhasebesine tevdi olunarak dip koçanı ambar yevmiye defteri için evrakı müsbite ittihaz olunur.

47- Ambar memuru işbu tesellüm makbuzu muhteviyatını ve aynıyatın cins gözetlemiyerek sırasıyla ithalat ve ihracat kaydına mahsus olmak üzere tutulan yevmiye defterinin ithalata mahsus sütununa miktar itibariyle kaydetmekle beraber nev’i eşya üzerine mürettep olan (Nümune:13) esas ambar defterine de Aynıyat muhasebesince işbu yevmiye defterinden iktibasen geçirilir.

48- Gayrimamul ambar mevcudundan atelye veya sanatkarlara verilecek levazım ve mevaddı iptidaiye için evvel emirde koruma memuru veya sanatkar tarafından levazımın nev’i ve miktarını mübeyyin kopyalı bir talepname tanzim olunarak aidiyetine binaen mimarlığa veya aynıyat muhasipliğine tevdi olunur. Mimarlıkça muhasebe muhteviyatı tetkik edildikten sonra verilmesi hususunda Milli Saraylar Müdürlüğüne gerekli meşruhat verilerek sevk edilir. Muvafık görüldüğü takdirde tasdik olunarak müdürlükçe ambar memuruna havale edilir. Ambar memuru da malzemeyi talepname ve tesellüm makbuzu (Nümune:16) mukabilinde teslim eder ve gerekli meşruhatı vererek kaydı tutulmak üzere muhasebeye iade eder.

49- A) Atelye ve sanatkarlara ihtiyacı için verilen eşya ve levazım, ambar yevmiye defterinin ihracat tablosundaki ihracat ve yekun sütunlarına kaydedilir.

B) İmal edilmek veya tamiratta kullanılmak üzere atelye ve sanatkarlara verilecek levazım mimarlıkça yapılmış bir keşif ve projeye istinadettiği takdirde kati ihraç muamelesine tabi tutulur. Esaslı bir keşif ve proje bulunmadığı ve müstacel hallerde malzeme toptan alındığında tamamı, ceste ceste alındığı takdirde her alınan kısım mimarlığın imzasını taşıyan ve müdüriyetin muvafakatini havi talepnameye istinaden (Nümune:118) ambar memurluğunca işbu avans talebi ve makbuzun kısmı mahsusu malzemeyi alacak olana imza ettirilerek eşya ve malzeme alelhesap verilir. İşin hitamında mimarlığın kati raporuna dayanılarak kati ihraç muamelesi yapılır ve kayıtlara işlenir. Gerek kati rapor ve gerek zabıt ve talepname ve gerekse muvakkat talepname avansı makbuzu asıl makbuza rapten ambar memuru tarafından aynıyat muhasebesine gönderilir.

Evvelce müdüriyetin muvafakatiyle verilmiş olmasından neticede tanzim edilecek asıl makbuzun ayrıca müdüriyetçe tasdikına lüzum yoktur. Avanslar azami bir ay zarfından kati mahsup yapılması mecburidir. Bunun için keşif ve projelerin mimarlıkça yapılarak tasdik ettirilmesi icabeder, aksi takdirde avansın verilmesine sebep olanlardan malzeme tazmin yolu ile geri alınır.

Demirbaş Eşyanın Tarifi

50- Demirbaş eşya, muayyen bir miada tabi olmaksızın uzun zaman muhafaza veistimal edilen eşya olup nevileri merbut bir numaralı cetvelde gösterilmiştir.

Tarihi eşya da, heyetleri marifetiyle tahrirde veya bilahara tesbit olunan eşyalardır.

Bu cetvele dahil eşya, bütçe formülünde demirbaş eşyadan gayrı tertiplere taalluk etse dahi Milli Saraylar Aynıyat Talimatnamesi bakımından demirbaş addedilecektir.

(1) numaralı cetvele dahil olmayan ve fakat aynı evsafı haiz bulunan eşya ve levazımı saire dahil, demirbaş kayıtlarına ithal edilecek ve bu kısma ait muhasebeye tabi tutulacaktır. Mahiyetlerinin tayininde tereddüt edilen eşya ve levazım idare amirliğinden sorularak bunların mahiyetleri tayin ve tesbit olunur.

Gerek (1) numaralı cetvelin ve gerekse yukardaki tarifin haricinde kalıp doğrudan doğruya istihlak ve istimal neticesi muayyen bir müddet sonra kullanılmıyacak bir hale gelen eşya ve levazım dahi istihlak maddelerinden olup bunların başlıcaları (2) numaralı cetvelde gösterilmiştir.

51- Gerek miatlı ve gerekte miatsız istimal ve istihlakata mahsus eşya ve malzemenin eskileri ambara iade edilmedikçe yenileri verilemez.

Tekaüde sevk, ölüm veya kendi sun’u taksiri olmamak şartıyla vazifeden çıkarılanların (istifaen ayrılanlar dahil değil) giyim eşyaları geri alınmaz.

Mali Hükümler

52- Milli Saraylara ait masrafların tahakkuk muamelesi Saraylar Müdürlüğünce yapılarak tahakkuk evrakı amiri ita olan Büyük Millet Meclisi İdare Amirleri Heyetine gönderilecek ve tediye muamelesi Meclis Muhasebesince yapılacaktır. Müstacel ve küçük sarfiyat için saraylar Mutemetliğine alelusul (1000) lira avans verilir. (100) liraya kadar olan müteferrika ve sair masraflar müdürün işaretiyle bu avanstan tediye edilir.

53- Tamirat ve mefruşat fasıllarından (500) lira mutemede avans verile-bilir.

54- Saraylar Müdürlüğü riyaseti altında aynıyat muhasibi, mutemet ve başkatipten müteşekkil bir satınalma komisyonu kurulur.

Bu komisyon 52 ve 53 üncü maddelerdeki avans miktarını aşmamak şartıyla ve pazarlık suretiyle mubayaat yapar.

55- Bin lirayı mütecaviz ve üç bin liradan dün olan münakasa ve mübayaat İdare Amirlerinin muvafakatleriyle yapılır.

56- Üç bin lirayı mütecaviz münakasalar Büyük Millet Meclisi Satınalma Komisyonu tarafından yapılır.

Mülga Olan Hükümler

57- Bu talimatnamenin Riyaset Divanınca kabul tarihi olan 29/VI/1954 gününden evvel yapılmış olan bilumum talimatname hükümleri mülgadır.

Yürürlük

58- Bu talimatname 29/VI/1954’ten itibaren muteberdir.

Yürütme

59- Bu talimatname hükümlerini tatbika İdare Amirleri memurdur.

(1) NUMARALI DEMİRBAŞ EŞYA CETVELİ

Demirbaş eşya, muayyen bir miada tabi olmaksızın uzun zaman muhafaza ve istimal edilen eşya olup bunların başlıcalarının çeşitleri aşağıda gösterilmiştir. Bu cetvele dahil olmıyan ve yapılan tarifin dışında kalıp mahiyetleri itibariyle demirbaş adedine imkan bulunmıyan eşya ve saire istihlak maddelerinden oldukları cihetle bunlar istihlakata mahsus eşya ve levazım muhasebesine tabidir.

Yukarıdaki tarife uymakla beraber aşağıdaki cetvele dercedilmemiş bulunan telgraf ve telefon, elektrik, su, havagazı tesisatı ve zil tertibatı, zil aletleri banyo ve duş tertibatları hulasa sair sabit tesisat da demirbaş eşya meyanına dahil değildir.

Bunlar tesisattan maduttur.

1. Saray ve köşk müştemilatında kullanılan alelumum kabili nakil eşya (duvar takvimleri hariçtir).

2. Atelyede kullanılan kabili nakil alelumum miatsız eşya ve levazım.

3. Mutfak, çamaşırhane, yemekhane, yatakhanelerde kullanılan alelumum miatsız eşya yemek, çay ve kahve takımları, karyolalar,

4. Alelumum ölçüler,

5. Her nevi musiki aletleri (radyo, gramofon ve plakları dahil),

6. Alelumum nakil ve cer vasıtaları,

7. İnşaat, tamirat, harfiyat aletleri,

8. Marangozluk, dülgerlik, saatçilik, kalorifer ve elektrikçilik, telefon ve mümasili sanat aletleri,

9. Yangın söndürme alet ve vasıtaları,

10. Alelumum mühendislik, mimarlık, doktorluk alat ve edevatları,

11. Alelumum mürekkepli kalemler,

12. Alelumum kitaplar, haritalar, tablolar, levhalar, vantilatörler, yazı ve hesap makineleri,

13. Halı, seccade, yol keçesi ve halıları,

14. Masa takvim aletleri,

15. Masa muşambaları ve örtüleri,

16. Paspas,

17. Sinema makinesi,

18. Masa zili,

19. Lüks lambası, gaz lambası, fener,

20. Perde ve tüller.

(2) NUMARALI İSTİHLAKAT CETVELİ

1. Bayraklar,

2. Yatak takımları çarşaf ve kılıfları (yatak, yorgan, yastık hariç)

3. El ve yüz havluları,

4. Peçete ve sofra örtüleri,

5. Alelumum elbiseler, şapkalar, kasket, ayakkabı, çorap ve iç çamaşırları, pijamalar (merasim elbise ve ayakkabısı hariç),

6. Doktor ve müstahdemin iş gömlekleri,

7. İş elbiseleri,

8. Koltuk, kanepe, sandalye kılıfları,

9. Paspas ve yol halıları üzerine çekilen bezler,

10. Alelumum önlükler (radyoların önlükleri hariç),

11. Süpürge, toz bezi, cila ve temizlik maddeleri,

12. Fide, tohum ve çiçek soğanları,

13. Bir yıl kullanılan radyo ve masa takvimleri,

14. Menteşe, kapı tokmağı, vida, çeşme musluğu, yer ve taban fırçaları, çuval, cam, boya, ampul, pil, lamba şişesi ve fitili, odun, kömür gazyağı, mazot ve saire yakacak maddeleri,

15. Bahçe işlerinde kullanılan malzeme (kazma, kürek, balta, tırpan, orak, tırmık, tirpitil, tarak, keser, nacak, çekiç gibi),

16. Her türlü ampul, kablo, priz, duy ve emsali elektrik malzemesi su tesisatında kullanılan musluk, vana, muhtelif contalar ve emsali malzeme.