TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

Başkanlık Divanı Karar Tarihi	: 23/6/1989
Karar No	: 40
Yayımlandığı R.Gazete Tarihi	: 1/10/1989
Sayı	: 20299
Başkanlık Divanı Değişiklik Karar Tarihi	: 14/05/2008
Karar No	: 27
Yayımlandığı R.Gazete Tarihi	: 31/05/2008
Sayı	: 26892

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Tarifler

Amaç ve Kapsam

Madde 1- Bu Yönetmelik, Türkiye Büyük Millet Meclisinin yasama ve yönetim faaliyeti sonucu oluşan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmasına, bu malzemeden ne şekilde istifade edileceğine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektedir.

Tarifler

Madde 2- Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv Malzemesi: Türkiye Büyük Millet Meclisi Yasama ve Yönetim hizmetleri sonucu teşekkül eden ve saklanması tarihi, hukuki, idari ve çeşitli bakımlardan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, bir takım hakları belgelemeye ve korumaya yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, fotoğraf, film, fotokopi, ses ve görüntü bantı ve benzeri belge materyali,

b) Arşivlik Malzeme: (a) fıkrasında yazılı her türlü evrak ve vesikalardan henüz arşiv malzemesi evsafını kazanmamış olması sebebiyle, muhafaza edilmek üzere yetkililerce ayrılanları,

c) Birim Arşivi: Türkiye Büyük Millet Meclisi idari birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu oluşan, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı yeri,

d) Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivi: Türkiye Büyük Millet Meclisi Teşkilatının arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli ve devamlı olarak saklandığı yeri,

e) (Ek:RG-31/5/2008-26892) Elektronik Ortam: Arşivdeki evrakın elektronik ortama aktarılmasını,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Arşivin Yönetimi ve Arşiv Kurulu

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinin Yönetimi

Madde 3- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivi, Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğünce, bu Yönetmelik hükümlerine ve Arşiv Kurulu kararlarına göre yönetilir.

Arşiv Kurulunun Kuruluşu

Madde 4- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşiv Kurulu; Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanının görevlendireceği bir İdare Amirinin başkanlığında, Genel Sekreter, Genel Sekreter (Yasama) Yardımcısı, Kanunlar ve Kararlar Daire Başkanı, (Değişik ibare:RG-31/5/2008-26892) İletişim Daire Başkanı ile Genel Evrak ve Arşiv Müdüründen oluşur.

Arşiv Kurulunun Görevleri

Madde 5- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşiv Kurulu; Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinin düzenlenmesi, geliştirilmesi ve korunmasına ilişkin gerekli kararları almak ve bu Yönetmelikle kendisine verilen diğer görevleri yapmakla yükümlüdür.

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşiv Kurulu; Kurul Başkanının yazılı çağrısı üzerine toplanır.

Genel Evrak ve Arşiv Müdürü, kurulun raportörlük ve sekreterlik hizmetlerini yürütür ve kurul kararlarını uygular.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine Alınacak

Arşiv Malzemesi

Madde 6- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine, Yasama ve Yönetim faaliyeti sonucu teşekkül eden ve aşağıda gösterilen arşiv malzemesi alınır;

1- Yasama Arşiv Malzemesi:

a) Kanun dosyaları,

b) Karar dosyaları,

c) Genel Kurul Tutanaklarının asılları,

ç) Denetimle ilgili dosyalar,

d) Diğer Önergeler,

e) Genel Kurulda muameleden kaldırılan veya reddedilen dosyalar,

f) Geri alınan işlere ait dosyalar,

g) Hükümsüz kalan işlere ait dosyalar,

h) Kanunlar ve Kararlar Müdürlüğü kayıt defteri,

i) Komisyonlar evrakı (İçtüzük Md. 49)

j) İstiklal Mahkemeleri, Yüce Divan (Yassıada) ile Divan-ı Ali dosyaları

k) Meclis-i Mebusan, Meclis-i Ayan Zabıt Cerideleri, Temsilciler Meclisi, Milli Birlik Komitesi, Kurucu Meclis, Millet Meclisi, Cumhuriyet Senatosu, Türkiye Büyük Millet Meclisi (Birleşik toplantı), Milli Güvenlik Konseyi, Danışma Meclisi ile Türkiye Büyük Millet Meclisi Tutanak Dergilerinden onar adet,

l) Kapalı Oturum Tutanakları,

m) İstiklal Madalyası defterleri,

n) Arşiv Kurulunca, arşiv malzemesi olarak değerlendirilen evrak.

2- Yönetim Arşiv Malzemesi:

a) Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğünün dosya ve evrakı,

b) Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlık Divanı Kararları ile Genel Sekreterliğin dosya ve evrakı,

c) Meclis-i Mebusan ve Meclis-i Ayan Üyeleri ile Yasama Meclisleri Üyelerine ait özlük dosyaları,

ç) Çeşitli nedenlerle Türkiye Büyük Millet Meclisi kadrolarından ayrılmış olan memurlara ait özlük dosyaları,

d) Türkiye Büyük Millet Meclisine gelen ve giden evraka ait kayıt ve zimmet defteri,

e) (Değişik:RG-31/5/2008-26892) İlgili kanunlarla belirli süre bekletilmesi öngörülen evrak, Muhasebe Müdürlüğü sarf belgeleri ve benzeri belgeler,

f) Arşiv Kurulunca, arşiv malzemesi olarak değerlendirilen evrak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Saklama Süreleri

Arşiv Malzemesinin Saklanma Süresi

Madde 7- Arşiv malzemesi olan evrak, Türkiye Büyük Millet Meclisi arşivinde süresiz olarak saklanır. (15 inci madde hükmü saklıdır.)

Arşivlik Malzemenin Saklanma Süresi

Madde 8- Birim arşivlerinde bulunan arşivlik malzeme en az 5 yıl süre ile kendileri tarafından saklanır. (16 ncı madde hükmü saklıdır.)

BEŞİNCİ BÖLÜM

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine

Arşivlik Malzemenin Gönderilmesi

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine Gönderilme Zamanı

Madde 9- Türkiye Büyük Millet Meclisi Yasama ve Yönetim faaliyetleri sonucu teşekkül eden arşiv malzemesi Yasama Dönemlerinin sonunda Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine gönderilir.

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine Gönderilme Şekli

Madde 10- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine gönderilecek arşiv malzemesi için üç nüsha “Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivi Malzeme Teslim Formu” tanzim edilir.(Ek-1)

Formun bir nüshası, arşiv malzemesinin teslim alınmasından sonra, form üzerindeki işaretli bilgiler arşiv personelince doldurulup imzalanır ve ilgili birime iade edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinin Düzenlenmesi

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde Düzenleme

Madde 11- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde bulunan arşiv malzemesi aşağıdaki ana bölümler halinde düzenlenir:

1- Dosyalar,

2- Tutanaklar,

3- Komisyonlar Evrakı,

4- Kayıt Defterleri.

Arşivde Sıralama

Madde 12- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde bulunan arşiv malzemesi numerik ve alfabetik olarak kronolojik bir sistem içerisinde yasama dönemleri esas alınarak ve (Değişik:RG-31/5/2008-26892) özel zarf, dosya, klasör ve kutulara konularak sıralanır.

Düzenleme ile İlgili Diğer Hususlar

Madde 13- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivindeki dolaplar ve rafların kolayca görülebilecek yerlerine ve belirli bir düzenle, orada bulunan arşiv malzemesinin niteliklerini gösteren bilgileri içeren karton, plastik veya madeni etiketler konur.

Arşivde Günlük Çalışmalar

Madde 14- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde sürekli düzenleme ve sıralama çalışmaları ile günlük dosya ve evrak akışı dışında aşağıdaki çalışmalar yapılır:

1- Arşiv depoları her gün arşiv görevlilerince açılır ve yangın, su basması, rutubet, böceklenme vb. doğal aşınmalara karşı takip ve kontrol edilir. Bu konularda ilgili birimler haberdar edilerek gerekli tedbirler acilen alınır. Ayrıca durum Genel Sekreterliğe bir raporla bildirilir. Günlük mesai bitiminde arşiv depoları nöbetçi personelce kontrol edilerek “Günlük Emniyet Kontrol Çizelgesi” imzalanır. (EK-2)

2- (Değişik:RG-31/5/2008-26892) Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde bulunan arşiv malzemelerinin korunduğu özel zarf, dosya, klasör ve kutuların yıprananları yenilenir; eksik, bozulmuş veya düşmüş olan etiketler tekrar yapıştırılır.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yok Edilecek Evrak ve Yok Etme Usulü

Arşiv Malzemesinin Yok Edilmesi

Madde 15- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivindeki arşiv malzemesinin yok edilmesi; bu konudaki Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü teklifinin, Arşiv Kurulunca kabul edilmesi ve bu kararın Başkanlık Divanınca onanmasına bağlıdır. Ancak arşivde ilgili kanunlarla belirli süre saklanması öngörülen evrak Arşiv Kurulu kararı ile yok edilebilir.

Arşivlik Malzemenin Yok Edilmesi

Madde 16- Arşivlik malzeme ilgili birimlerce yasama dönemi süresince saklandıktan sonra, arşiv malzemesi olan evrak 10 uncu maddeye göre Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine teslim edilir. Arşiv malzemesi niteliğinde olmayan evrak ise 17 nci madde hükmüne göre yok edilir.

Yok Etme Usulü

Madde 17- Yok etme; ilgili birim amirinin de katılması ile Arşiv Kurulunca tespit edilecek usule göre yerine getirilir.

(Değişik:RG-31/5/2008-26892) Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü bünyesinde yok edilecek evrakla ilgili bir komisyon kurulur. Komisyon, Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü tarafından görevlendirilecek üç kişi ve ilgili birim tarafından görevlendirilecek iki kişi olmak üzere toplam beş kişiden oluşur.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinden Yararlanma

Arşivden Yararlanma

Madde 18- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinden;

1- Türkiye Büyük Millet Meclisi Üyeleri,

2- Resmi Kuruluşlar,

3- Araştırmacılar,

yararlanabilirler.

Yararlanma Usulü

Madde 19- Türkiye Büyük Millet Meclisi Üyeleri arşivdeki basma yazılardan (tutanak, sıra sayıları, gündem vb.) her zaman yararlanabilirler. Diğer yasama belgelerinden (kanun dosyası, karar dosyası, kadük dosyası, denetimle ilgili dosyalar ve benzeri) yararlanma Arşiv Kurulu Başkanının yazılı müsaadesine bağlıdır.

Resmi kuruluşlar ve araştırmacılar resmi yazı ile Türkiye Büyük Millet Meclisi Genel Sekreterliğine baş vururlar; müracaatlar incelenerek Arşiv Kurulu Başkanlığına sunulur. Arşivden yararlanabilme Arşiv Kurulu Başkanının yazılı onayına bağlıdır.

Uzun süreli yararlanma müsaadeleri için “Türkiye Büyük Millet Meclisi Güvenlik Yönetmeliği”nin 39 uncu maddesine göre işlem yapılır.

İstiklal Mahkemelerine ait dosyalarda her türlü inceleme Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanının oluru ile yapılabilir.

Yararlanma Şekli

Madde 20- Arşiv malzemesi hiç bir şekilde kurum dışına çıkarılamaz.

Arşivden yararlanma Türkiye Büyük Millet Meclisi arşivinde ayrılan özel bir mekanda sağlanır.

(Ek fıkra:RG-31/5/2008-26892) Elektronik ortamdan yararlanmak isteyen araştırmacılar, arşiv görevlisi gözetiminde araştırma yapabilirler.

Yararlanma şekli genel olarak evrak incelenmesi suretiyle sağlanır. Orijinalliği bozulacak evrakın fotokopisi çektirilmez. Orijinalinden daktilo edilmiş veya defterlere geçirilmiş evrakın bedeli mukabilinde fotokopisi verilebilir. (Ek son cümle:RG-31/5/2008-26892) Bedeli Arşiv Kurulunca belirlenir.

Türkiye Büyük Millet Meclisi gizli oturumlarına ait tutanaklar İçtüzük hükümlerine tabidir.

Arşive Evrakını Teslim Eden Birimlerin Yararlanma Usulü

Madde 21- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine evrakını teslim eden birimler, özel formuna uygun senet karşılığında dosyalarını tetkik etmek üzere geri alabilirler. (Ek-3)

Bu evrak ve dosyaların en çok bir ay içinde arşive iadesi şarttır.

(Ek fıkra:RG-31/5/2008-26892) Arşiv otomasyon sisteminden yararlanmak isteyen birim kullanıcılarından amirlerinin yazılı onayı istenir.

DOKUZUNCU BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine Giriş

Madde 22- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine görevli personel dışında hiç kimse giremez.

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde Tutulacak Defter ve Dosyalar

Madde 23- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinde aşağıdaki defter ve dosyalar tutulur:

1- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşiv Kurulu karar defter ve dosyaları,

2- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine gelen basılı evrakın işlem ve takip defter ve dosyaları,

3- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivine gönderilen “Arşiv Malzeme Teslim Formları” dosyaları,

4- Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinden alınan evrak ve dosyalarla ilgili “İsteme Fişleri” dosyası.

Türkiye Büyük Millet Meclisi Arşivinin Korunması

Madde 24- Arşivin ve arşiv malzemesinin; rutubete, hava kirlenmesine, güneş ışığına, yangın ve ateşe, toza, böcek ve bakteri ile kemiricilere, su basmasına, hırsızlığa ve sabotaja karşı korunması için gerekli önlemler Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğünce alınır.

Bu konuda karşılaşılan sorunlar Genel Sekreterliğe bir raporla bildirilir.

Bozulmuş Arşiv Malzemesi

Madde 25- Arşiv Kurulunun kararı alınarak, kısmen veya tamamen bozulmaya başlamış veya çok fazla talep edilen arşiv malzemesinin mikrofilmi veya fotokopisi alınır ve içerikleri bir tutanakla tespit olunur.

ONUNCU BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

Madde 26- Bu Yönetmelik, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlık Divanınca kabul edildiği tarihten geçerli olarak yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 27- Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanı yürütür.

Ek: 1

TBMM ARŞİVİ

MALZEME TESLİM FORMU

DİKKAT: Form, birimce üç nüsha Tanzim edilerek arşive gönderilir. Arşivde (*) işaretli bilgiler doldurulduktan sonra üçüncü nüsha imzalanarak ilgili birime gönderilir.

Birimi					Ait olduğu yıl
Sıra No	Kodu	Dosya No	Konusu	Evrak Adedi	Arşiv *	Ranza *	Raf *	Göz *
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
Teslim alanın adı, soyadı, unvanı, imza, tarih Teslim edenin adı, soyadı, unvanı, imza, tarih

Ek: 2

GÜNLÜK EMNİYET KONTROL ÇİZELGESİ

DAİRE ADI: ....................	.../.../19..
ODA NO: ....................	..............AYINA AİTTİR.

Yukarıda numarası yazılı oda aşağıda belirtilen saatte kontrol yapılmıştır.

ARŞİV DEPOLARI:

1. Bütün dolaplar ve masalar kilitlenmiştir. Masa üzerinde hiçbir doküman, evrak vs. yoktur.

2. Çöp kutuları boşaltılmıştır.

3. Depoda yangın çıkması muhtemel bir şey yoktur.

4. Bütün pencereler kapalı ve ışıklar söndürülmüştür.

5. Kontrolü müteakip kapı kilitleri kilitlenmiş, elektrikler söndürülmüştür.

Odayı Son Terk Eden Nöbetçi Memur I. Kontrol			Nö. Şefi II. Kontrol
	Saat	İmza	Saat	İmza
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Odayı Son Terk Eden Nöbetçi Memur I. Kontrol			Nö. Şefi II. Kontrol
	Saat	İmza	Saat	İmza
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

Ek: 3

TÜRKİYE BÜYÜK MİLLET MECLİSİ

Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü

T.B.M.M. Arşivinden Dosya/Evrak İsteme Fişi

Dönem : …………………………	Kanun
Rumuz : …………………………	Tefsir No. : ………………………
Dosya No. : …………………………	Karar
Sicil No. : …………………………
Arşiv No. : …………………………
Konu : …………………………
	Dilekçe Komisyonu

	Cetvel No. : …………………………
	Karar No. : …………………………
	Sıra No. : …………………………